Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ cho rằng ‘bookkeeping’ (ghi sổ) và ‘accounting’ (kế toán) là một. Mặc dù ‘bookkeeping’ và ‘accounting’ liên kết chặt chẽ với nhau và đều liên quan đến vấn đề tài chính của doanh nghiệp, nhưng chúng là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.
Giống như bán hàng và tiếp thị, bạn cần phải lưu ý khi làm việc với hai khái niệm này để đảm bảo sổ sách kế toán của doanh nghiệp được ghi chép và báo cáo một cách chính xác. Bài viết này sẽ chỉ cho các bạn về những điều cơ bản của ‘bookeeping’ và ‘accounting’, nhờ vào đó bạn sẽ hiểu được hai khái niệm này khác nhau ra sao và phải làm việc như thế nào với chúng.
‘Accounting’ là gì?
Chúng ta sẽ bắt đầu với khái niệm và mục đích của ‘accounting’ - kế toán. Kế toán thường được hiểu là một phòng ban trong doanh nghiệp bao gồm các nhân viên kế toán. Họ có nhiệm vụ quản lý sổ sách kế toán để đảm bảo rằng các giao dịch tài chính được ghi chép một cách đúng đắn và hợp lệ. Bộ phận kế toán sẽ theo dõi doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ để đảm bảo rằng doanh nghiệp không gặp vấn đề về tiền mặt. Trong doanh nghiệp cỡ nhỏ, bộ phận kế toán thường kiêm luôn cả việc quản lý các phương thức ghi chép sổ sách.
Hầu hết các doanh nghiệp ít nhất phải có một kế toán, cho dù họ thuê nhân viên này chỉ để làm kiểm toán và giải quyết các vấn đề liên quan đến thuế. Kế toán quản lý nguồn tiền của doanh nghiệp và giám sát để đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận.
Bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm về thanh toán lương cho nhân viên, chi trả các phúc lợi xã hội cho nhân viên và các khoản chi phí khác của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán sẽ chịu trách nhiệm làm việc với kiểm toán nội bộ và bên ngoài.
Bộ phận kế toán trong công ty bạn còn có trách nhiệm theo dõi tài sản của doanh nghiệp và quản lý quá trình khấu hao của các loại tài sản này.
‘Bookkeeping’ là gì?
‘Bookkeeping’ khác ‘Accounting’ như thế nào? Như bạn thấy, ‘accounting’ là một bộ phận chịu trách nhiệm tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính của doanh nghiệp. Khái niệm ‘bookkeeping’ có hơi khác một chút so với ‘accounting’ bởi nó chỉ chịu trách nhiệm về các giao dịch tài chính diễn ra hằng ngày. ‘Bookkeeping’ đơn thuần là một phương pháp để ghi chép lại tất cả các giao dịch tài chính lên sổ sách để thông tin về các giao dịch thường ngày được chuyển đến cho bộ phận kế toán. ‘Bookkeeping’ không chịu trách nhiệm về vấn đề phân tích sổ sách kế toán hay hiểu về thuế hoặc những vấn đề tài chính quan trọng khác.
Hãy nghĩ ‘bookkeeping’ chính là ghi chép sổ sách. Khi một người đến cửa hàng của bạn mua hàng, bạn sẽ ghi lại giao dịch này trên sổ, như thế gọi là ‘bookkeeping.’ Tất cả những giao dịch nhỏ nhất cũng phải được ghi chép để cho bộ phận kế toán làm việc hiệu quả. ‘Bookkeeping’ thường liên quan đến phần mềm kế toán bao gồm các loại sổ cái. Hệ thống sổ cái này có chức năng giúp bạn theo dõi luồng tiền đến và đi của doanh nghiệp.
‘Bookkeeping’ có thể được ghi chép trên giấy, nhưng nó sẽ khó khăn hơn trong việc theo dõi. Phần mềm kế toán là lựa chọn tốt nhất bởi nó dễ sử dụng và bao gồm nhiều thông tin hơn. Những thông tin này đôi khi cần thiết cho bộ phận kế toán trong trường hợp có vấn đề phát sinh hoặc sẽ cần phải liên lạc với khách hàng cũng như nhà cung cấp.
Có 2 cách thức để làm ‘bookkeeping’, Kế toán đơn (single entry) và Kế toán kép (double entry). Kế toán đơn rất thông dụng trong quá khứ và nó chỉ bao gồm một bút toán duy nhất là “Có” hoặc “Nợ.” Kế toán kép cho phép bạn ghi bút toán vào 2 sổ cùng một lúc. Kế toán kép giúp cho sổ sách kế toán của bạn luôn cân.
Mỗi doanh nghiệp quản lý ‘bookkeeping’ và ‘accounting’ theo phương pháp riêng của họ. Hãy quyết định xem đâu là lựa chọn tốt nhất để quản lý hiệu quả tình hình tài chính của doanh nghiệp mình.
Pokahontas Nguyen (Theo Business Knowledge Resource)