Khi bạn đã hoàn thành soạn thảo văn bản trên Word, việc quan trọng là lưu lại để không mất dữ liệu khi tắt máy. Dưới đây là hướng dẫn giúp bạn lưu văn bản trong Word tự động nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Bắt đầu thôi!
Bài viết này được thực hiện trên laptop sử dụng hệ điều hành Windows và Word 2016, tuy nhiên bạn có thể thực hiện các bước tương tự trên các phiên bản Word khác như 2003, 2007, 2010, 2013, 2019 và trên MacOS.
I. Tại sao cần phải lưu văn bản trong Word
- Để không mất dữ liệu sau khi tắt máy.
- Dễ dàng chỉnh sửa các thông tin đã lưu trước đó.
- Thuận tiện cho việc tìm kiếm lại thông tin đã soạn thảo.
- Thuận tiện cho việc chia sẻ thông tin và tài liệu.
II. Cách lưu văn bản mới trên Word
- Phương pháp này giúp bạn lưu văn bản trực tiếp và nhanh chóng sau khi soạn thảo trên Word, giúp bảo vệ file Word khỏi mất mát.
- Có 3 phương pháp để thực hiện, bạn có thể chọn theo ý thích như sau:
1. Cách lưu văn bản trong Word nhanh chóng bằng lệnh Save
- Ưu điểm: Nhanh gọn, đơn giản, dễ thực hiện.
- Nhược điểm: Một số máy chưa cài đặt tính năng Save nhanh có thể gây khó khăn trong việc tìm kiếm icon Save.
Bước 1: Trên file Word đang soạn thảo văn bản > Bấm vào biểu tượng Save ở góc trên bên trái.
Trên file Word đang soạn thảo văn bản
Bước 2: Hiển thị danh sách các lựa chọn về vị trí lưu file > Nhấp vào Browse.
Đối với Word 2010, 2007, 2003, bạn có thể bỏ qua bước này và tiếp tục với bước 3 trực tiếp
Chú ý:
- Văn bản gần đây: Mở văn bản mới được sử dụng gần đây nhất.
- OneDrive: Mở văn bản từ OneDrive.
- Máy tính của tôi: Mở văn bản từ thư mục hiển thị trong Word.
- Thêm địa điểm: Mở văn bản từ một nơi khác mà bạn đã chọn.
- Duyệt: Mở thư mục trên máy tính.
1 danh sách các lựa chọn về vị trí lưu file hiển thị > Nhấp vào Duyệt
Bước 3: Trong hộp thoại xuất hiện > Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở phần Tên tệp.
Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở phần Tên tệp
Bước 4: Chọn kiểu tệp sẽ lưu ở phần Lưu dưới dạng.
Chọn kiểu tệp sẽ lưu ở phần Lưu dưới dạng.
Bước 5: Nhấn OK để lưu file Word.
Chú ý: Nếu file Word của bạn đã được đặt tên, chỉ cần nhấp vào biểu tượng Lưu ở góc trên cùng bên trái.
Nhấn OK để lưu file Word.
2. Cách lưu văn bản trong Word bằng Save As
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ thực hiện, có thể đổi tên khác cho file Word.
- Nhược điểm: Có nhiều bước gây tốn thời gian.
Bước 1: Trên file Word đang soạn thảo văn bản > Bấm vào thẻ File.
Trên file Word đang soạn thảo văn bản > Bấm vào thẻ File
Bước 2: Chọn mục Save As .
Chọn mục Save As
Bước 3: Hiển thị danh sách các lựa chọn về vị trí lưu file > Nhấp vào Duyệt.
Đối với Word 2010, 2007, 2003, bạn có thể bỏ qua bước này và tiếp tục với bước 3
Trong đó:
- Văn bản gần đây: Mở văn bản mới sử dụng gần đây nhất.
- OneDrive: Mở văn bản từ OneDrive.
- Máy tính của tôi: Mở văn bản từ thư mục hiển thị trong Word.
- Thêm địa điểm: Mở văn bản từ một nơi khác mà bạn đã chọn.
- Duyệt: Mở thư mục trên máy tính.
Hiển thị danh sách các lựa chọn về vị trí lưu file > Nhấp vào Duyệt
Bước 4: Trong hộp thoại hiện lên > Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở phần Tên tệp.
Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở phần Tên tệp
Bước 5: Chọn kiểu tệp sẽ lưu ở phần Lưu dưới dạng.
Chọn kiểu tệp sẽ lưu ở phần Lưu dưới dạng
Chọn kiểu tệp sẽ lưu ở phần Lưu dưới dạng
Bước 6: Nhấn OK để lưu file Word.
Nhấn OK để lưu file Word
Nhấn OK để lưu file Word
3. Cách lưu văn bản trong Word bằng phím tắt
- Ưu điểm: Nhanh chóng, đơn giản, tiết kiệm thời gian.
- Nhược điểm: Không thể đổi lại tên cho file Word đã lưu (Nếu muốn đổi lại tên của file Word, bạn hãy tiếp tục đọc bài viết).
Bước 1: Trên file Word đang soạn thảo văn bản > Bấm tổ hợp phím Ctrl + S.
Trên file Word đang soạn thảo văn bản > Bấm tổ hợp phím Ctrl + S
Bước 2: Hiển thị danh sách các lựa chọn về vị trí lưu file > Nhấp vào Duyệt.
Đối với Word 2010, 2007, 2003, bạn có thể bỏ qua bước này và chuyển sang bước 3 trực tiếp
Trong đó:
- Tài liệu Gần đây: Mở văn bản đã sử dụng gần đây nhất.
- OneDrive: Mở văn bản trên OneDrive.
- Máy Tính Này: Mở văn bản từ thư mục hiển thị trong Word.
- Thêm Một Nơi: Mở văn bản từ một nơi khác mà bạn chọn.
- Duyệt: Mở thư mục trên máy tính.
Hiển thị danh sách các lựa chọn về vị trí lưu file > Nhấp vào Duyệt
Bước 3: Trong hộp thoại hiện ra > Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở phần Tên tệp.
Chọn vị trí lưu > Đặt tên cho file Word ở phần Tên tệp
Bước 4: Chọn định dạng tệp bạn muốn lưu ở phần Lưu dưới dạng.
Chọn định dạng tệp bạn muốn lưu ở phần Lưu dưới dạng
Chọn định dạng tệp bạn muốn lưu ở phần Lưu dưới dạng
Bước 5: Bấm vào OK để lưu tài liệu Word.
Chú ý: Nếu tên của tài liệu Word đã được đặt thì chỉ cần bấm vào biểu tượng Lưu ở góc trên bên trái.
Bấm OK để lưu tài liệu Word
Bấm OK để lưu tài liệu Word
III. Cách mở tài liệu Word đã lưu
- Khi sử dụng cách này, bạn có thể tìm và mở tất cả các tài liệu Word đã lưu bằng cách trên.
- Cách này áp dụng được cho mọi phiên bản Word hiện nay cũng như trên hệ điều hành MacOS.
- Cả hai cách đều đơn giản và dễ thực hiện, bạn chỉ cần chọn cách bạn ưa thích để thực hiện!
1. Cách mở tài liệu Word đã lưu bằng lệnh có sẵn
Bước 1: Mở tài liệu Word mới > Chọn tab File.
Mở tài liệu Word mới > Chọn tab File
Bước 2: Chọn mục Mở > Tiến hành tìm kiếm tài liệu Word trong danh sách bên phải.
Hoặc bạn cũng có thể thực hiện tìm kiếm nâng cao theo tên tài liệu Word đã lưu như sau:
Tiến hành tìm kiếm tài liệu Word trong danh sách bên phải
Bước 3: Chọn Browse.
Chọn Browse
Bước 4: Trong hộp thoại hiện ra > Nhập tên tệp bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm.
Trong hộp thoại hiện ra > Nhập tên tệp bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm
Bước 5: Nhấp vào tệp Word bạn đã tìm thấy > Nhấn Mở để mở tệp.
Nhấp vào tệp Word bạn đã tìm thấy
2. Cách mở tệp Word đã lưu bằng phím tắt
Bước 1: Mở 1 tài liệu Word mới > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O.
Mở 1 tài liệu Word mới > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
Bước 2: Lựa chọn mục Mở > Thực hiện tìm kiếm tệp Word trong danh sách bên phải.
Hoặc bạn cũng có thể thực hiện tìm kiếm nâng cao theo tên tệp Word đã lưu như sau:
Lựa chọn mục Mở > Thực hiện tìm kiếm tệp Word trong danh sách bên phải
Bước 3: Chọn Duyệt.
Chọn Duyệt
Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện > Nhập tên tệp bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm.
Trong hộp thoại xuất hiện > Nhập tên tệp bạn muốn tìm vào ô Tìm kiếm
Bước 5: Click vào tệp Word đã tìm thấy > Nhấn Mở để mở tệp.
Click vào tệp Word đã tìm thấy > Nhấn Mở để mở tệp
IV. Cách đổi tên cho tệp Word đã lưu
- Cách này giúp bạn đổi tên tệp Word đã lưu mà không ảnh hưởng đến dữ liệu bên trong tệp đó.
- Cách này áp dụng được cho tất cả các phiên bản Word hiện nay và cả trên hệ điều hành MacOS.
Bước 1: Mở tệp Word đã lưu theo cách trên > Chọn thẻ File.
Mở tệp Word đã lưu theo cách trên
Bước 2: Chọn Lưu dưới dạng > Chọn vị trí lưu tệp.
Lưu ý: Chỉ dùng Save As, nếu chọn Save thì văn bản sẽ lưu với tên file cũ và bạn không thể đổi lại tên cho file Word đó.
Chọn Save As > Chọn vị trí lưu file
Bước 3: Ở phần File name > Xóa tên file cũ > Đặt tên mới bạn muốn > Nhấn Save để đổi tên file Word.
Ở phần File name > Xóa tên file cũ