Không phải ai sinh ra cũng có khả năng ăn nói tự tin, khéo léo và thu hút sự chú ý của người khác. Đặc biệt, đối với các ngành cần kỹ năng giao tiếp. Bạn phải tích lũy và phát triển khả năng này như một thói quen hằng ngày để đạt được thành công trong sự nghiệp cũng như cuộc sống.
Kỹ năng giao tiếp là gì?
Kỹ năng giao tiếp được hiểu là kỹ năng mềm thể hiện được khả năng lắng nghe, truyền đạt thông tin, cách ứng xử và sự tương tác lẫn nhau nhằm đạt được mục đích của cuộc nói chuyện. Ưu điểm của người có kỹ năng giao tiếp là sẽ mở rộng được nhiều mối quan hệ trong công việc và cuộc sống, bởi những gì họ nói có sức ảnh hưởng lớn tới những người xung quanh. Hiện nay phần lớn các nhà quản lý cấp cao đều có khả năng giao tiếp cực kì tốt.
Xem thêm:
12 mẹo tâm lý hiệu quả trong giao tiếp
Giao tiếp nơi công sở: Đơn giản và quan trọng
Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại
Phát triển kỹ năng mềm: 7 điểm cộng trong giao tiếp
Đặc điểm của kỹ năng giao tiếp là gì?
- Dựa vào nguyên tắc WIN - WIN: Để cuộc nói chuyện hiệu quả thì người giao tiếp với bạn cần phải có cảm giác thoải mái khi nói chuyện hoặc cần phải đạt được mục đích mà cả hai bên đã đề ra trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện.
- Không phải yếu tố bẩm sinh: Kỹ năng giao tiếp không phải là yếu tố bẩm sinh mà cần phải học tập, rèn luyện và áp dụng hằng ngày trong mọi hoạt động để kỹ năng được phát triển lên từng ngày.
- Tính nhận thức: Thông qua tính nhận thức mà mỗi người đều có những cách đón nhận, tiếp thu và tích lũy kỹ năng giao tiếp khác nhau bởi bản chất nhận thức mỗi người đều có sự riêng biệt.
- Tính cá nhân hoá cao: Đối với kỹ năng giao tiếp, bản thân mỗi người đều phải tự học hỏi và rút kinh nghiệm và phục vụ cho mục đích giao tiếp riêng phù hợp với từng đối tượng mà không theo dựa trên bất cứ quy tắc nào.
- Vận dụng nhiều nhóm kỹ năng: Kỹ năng giao tiếp cần phải kết hợp với nhóm kỹ năng khác như kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng đàm phán, kỹ năng lắng nghe... Vì mục tiêu cuối cùng khi vận dụng nhóm kỹ năng này là để giao tiếp và phục vụ mục đích trao đổi thông tin và trò chuyện trong cuộc sống.
Xem thêm:
Làm sao để giao tiếp với khách hàng hiệu quả
Biết cách lắng nghe để giao tiếp tốt
Nguyên tắc khi giao tiếp với đồng nghiệp
Kỹ năng giao tiếp có vai trò như thế nào trong công việc
- Tạo sự thăng tiến trong công việc: Người có chuyên môn tốt và kỹ năng giao tiếp ổn định sẽ đạt được vị trí cao hơn trong công việc như team leader, quản lý, trưởng phòng hoặc giám đốc. Bên cạnh đó vị trí càng cao thì đây cũng là một kỹ năng bắt buộc khi trò chuyện, giao tiếp với khách hàng.a
- Tạo sự thiện cảm, ấn tượng đối với mọi người: Những người sở hữu kỹ năng giao tiếp ổn thì thường thân thiện, dễ gần, dễ tiếp xúc và được khá nhiều người yêu quý.
- Thấu hiểu người đối diện: Nếu trau dồi và rèn luyện kỹ năng giao tiếp cẩn thận và bài bản, bạn còn có thể nắm bắt được tâm lý đối phương một cách dễ dàng.
- Mở rộng và duy trì nhiều mối quan hệ trong công việc và cuộc sống: Kỹ năng giao tiếp giúp bạn mở rộng và duy trì được nhiều mối quan hệ mới ở bất kì hình thức nào như: trực tiếp nói chuyện, gián tiếp qua email và tin nhắn.
- Thúc đẩy và nâng cao hiệu suất công việc: Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp bạn kết nối được với rất nhiều người, từ đó bạn có thể nhận được nhiều sự giúp đỡ từ mọi người xung quanh.
Xem thêm:
Phụ nữ và những sai lầm trong giao tiếp
Giao tiếp ở cơ quan
15 quy tắc vàng khi giao tiếp bằng email
Cách rèn luyện và phát triển kỹ năng giao tiếp khéo léo
Lắng nghe khi giao tiếp
Giao tiếp là hoạt động giữa 2 người trở lên, do đó để rèn luyện được nhóm kỹ năng này hiệu quả bạn cần phải học cách lắng nghe nhiều hơn. Vậy bản chất của việc lắng nghe ở đây là gì? Sau khi lắng nghe bạn phải thấu hiểu và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đối phương chia sẻ được hết những khó khăn và vướng bận chưa diễn giải ra được.
Xem thêm:
Kỹ năng cứng và kỹ năng mềm
9 kỹ năng mềm cơ bản
Sử dụng ngôn ngữ cử chỉ phản chiếu
Ngôn ngữ cử chỉ cũng quan trọng không kém lời nói. Theo Susan Constantine, một chuyên gia về ngôn ngữ cử chỉ, 90% giao tiếp của chúng ta là phi ngôn ngữ. Vì vậy, khi giao tiếp hãy chú ý tới ngôn ngữ cử chỉ của bạn.
Đặc biệt, bạn nên tận dụng ngôn ngữ cử chỉ “phản chiếu”, tức là có hành động giống như người nói chuyện cùng mình. Chẳng hạn, trong cuộc phỏng vấn tìm việc, nếu nhà tuyển dụng hơi ngả người về phía trước, bạn cũng nên làm như vậy. Tất nhiên, bạn phải thực hiện một cách tế nhị, khéo léo, tránh để người phỏng vấn có cảm giác bạn đang trêu tức anh/cô ấy.
Tạo sự thân thiện trong giao tiếp
Cách hình thành sự thân thiện trong giao tiếp là điều cần thiết trong bất kỳ cuộc hội thoại nào, bởi điều này sẽ giúp bạn có cơ hội gặp gỡ và nói chuyện với nhiều người xung quanh hơn. Khi bạn đã học được cách trò chuyện thân thiện với mọi người rồi thì chính bản thân bạn cũng đã học được một phần nhỏ trong việc cải thiện kỹ năng giao tiếp khéo léo.
Xem thêm:
10 kỹ năng giúp bạn thành công
6 kỹ năng cần thiết cho dân công sở
5 kỹ năng mềm cần có cho cuộc phỏng vấn
Tự tin khi nói chuyện
Ở bất kì hoàn cảnh nào thì sự tự tin khi giao tiếp đều giúp bạn vượt qua được những vấn đề khó khăn. Để tự tin hơn trong việc thể hiện quan điểm của mình thì bạn phải hiểu và nắm rõ được bản chất, mục đích của cuộc trò chuyện. Do đó bạn cần phải rèn luyện, học hỏi và trau dồi nhiều hơn để tạo sự tự tin trong cuộc trò chuyện.
Xem thêm:
6 bước củng cố lòng tự tin
Tạo sự đồng cảm
Sự đồng cảm trong cuộc trò chuyện là bạn phải biết đặt bản thân vào suy nghĩ của người khác, lúc này bạn phải cảm nhận và thấu hiểu rõ được lý do và hành động của đối phương. Khi bản thân bạn nhận thấy sự đồng cảm với câu chuyện của đối phương thì cũng đồng nghĩa với việc bạn đã học được cách lắng nghe và thấu hiểu người khác rồi đó.
Sự tôn trọng
Trong giao tiếp, bạn cần học cách chủ động lắng nghe quan điểm của đối phương và không áp đặt họ phải có suy nghĩ giống mình. Khi học được cách tôn trọng thì bạn cũng đã tránh khỏi những cuộc chiến tranh lạnh, cãi vã không đáng có.
Tư duy cởi mở
Việc cởi mở tư duy trong giao tiếp cũng giống như việc bạn thấu hiểu, tôn trọng và tin tưởng đối phương. Bạn chủ động chia sẻ kiến thức, khó khăn và câu chuyện để từ đó kỹ năng giao tiếp cũng được hình thành. Nếu như bạn cố gắng giao tiếp với nhiều người ở nhiều đối tượng và hoàn cảnh khác nhau thì kỹ năng của bạn cũng được cải thiện lên đáng kể đó.
Hiểu thấu và tìm ra điểm chung của nhau
Một cuộc đối thoại được diễn ra thường có mục tiêu chung là sẽ đạt được mục đích mong muốn trước đó. Do đó để thấu hiểu và chia sẻ được với nhau thì bạn cần phải tìm ra được điểm chung ở trong cuộc trò chuyện đó. Chính điều này cũng là một minh chứng rõ ràng cho việc lắng nghe, tôn trọng, thấu hiểu và cùng đưa ra giải pháp quan trọng khi giao tiếp
Nói với giọng nhiệt tình quyết đoán
Nói lí nhí là dấu hiệu của sự thiếu tự tin. Nếu là người nói chậm, bạn nên luyện tập cách nói to, nhanh và dứt khoát hơn. Hãy ngẩng cao đầu và nói một cách rõ ràng, khẳng khái.
Chú ý âm lượng khi giao tiếp và trả lời ngắn gọn
Có rất nhiều người không chú ý tời âm lượng và ngữ điệu khi tham gia trò chuyện nhưng chính điều này lại ảnh hưởng rất lớn
Trình bày lưu loát, trôi chảy
Cách trình bày vòng vo, nói lắp và không đúng trọng tâm sẽ khiến cho người đối diện cảm thấy chán chường không thoải mái khi nói chuyện với đối phương. Chính điều này cũng thể hiện bạn là người đang thiếu tự tin trong giao tiếp. Do đó để trình bày được lưu loát, trôi chảy hơn bạn cần phải luyện thêm bằng cách trau dồi thêm nhiều kiến thức về kỹ năng cuộc sống cũng như luyện giao tiếp nhiều hơn.
Không nói vòng vo
Khi được hỏi, hãy trả lời thẳng thắn và trực tiếp. Bạn có thể dành vài giây suy nghĩ nhưng đừng trả lời một cách vòng vo, đi ra ngoài chủ đề cuộc đối thoại. Hãy nói một cách trực tiếp để chứng tỏ sự tự tin của mình cũng như thể hiện sự tôn trọng thời gian của đối phương.
Tránh nói ậm ừ
Những từ dư thừa như “à, ừ” đã tố cáo sự lo lắng, hồi hộp hay không nắm rõ thông tin của bạn. Đặc biệt trong những buổi thuyết trình, sự ậm ừ sẽ khiến mọi người đánh giá thấp bạn. Vì vậy, bạn cần hạn chế tối đa thêm các từ đó trong cuộc nói chuyện của mình.
Sẵn sàng phản hồi và đặt câu hỏi những điều chưa rõ
Để cuộc trò chuyện không vào bế tắc, thì việc đặt câu hỏi cũng là một cách tạo ra được nhiều chủ đề trò chuyện hơn. Việc đặt được một câu hỏi trong cuộc giao tiếp khiến người khác sẵn sàng chia sẻ được những câu chuyện cá nhân mà bạn muốn biết là điều không đơn giản chút nào.
Xem thêm:
Kỹ năng lắng nghe - chìa khóa đàm phán thành công
6 thói quen xấu trong giao tiếp
Làm sao để diễn đạt ý kiến cho mọi người lắng nghe
Liên lạc qua ánh mắt
Ánh mắt có thể thể hiện sự tự tin, quả quyết và thấu hiểu. Người đối diện sẽ biết bạn có thoải mái, tự tin và nắm được vấn đề trong cuộc nói chuyện hay không thông qua ánh mắt của bạn.
Chứng tỏ khả năng giao tiếp qua văn viết
Bên cạnh nói, viết cũng là cách thức thể hiện phong cách giao tiếp của bạn bởi các công việc hiện nay đều đòi hỏi kỹ năng viết ở một mức độ nào đó, đơn giản nhất là qua email trao đổi nhiệm vụ hằng ngày. Một số công việc như Content Marketing hay phiên dịch tiếng hàn, phiên dịch tiếng nhật,.. thì kỹ năng viết là một kỹ năng cực kỳ quan trọng. Vì vậy, bạn có thể chứng tỏ sự tiến bộ trong kỹ năng giao tiếp của mình qua các bài viết trên blog, mạng xã hội… hay thông qua chính công việc của mình. Tất nhiên, nội dung của chúng phải liên quan tới lĩnh vực của bạn.
Nhớ tên người đối diện
Khi gặp đối tác, khách hàng hay sếp/đồng nghiệp mới, hãy nhanh chóng nhớ tên của họ và gọi một cách thân mật. Ví dụ, thay vì nói một cách chung chung “Rất vui được gặp anh”, hãy nêu tên cụ thể của người đó “Rất vui được gặp anh Minh”. Như vậy, bạn sẽ gây thiện cảm tốt hơn với người nói chuyện cùng.
Tạo sự thân mật
Những cuộc nói chuyện thành công là những cuộc nói chuyện mang lại cảm giác như một cuộc trao đổi thân tình chứ không phải như một cuộc thẩm vấn. Hãy thoải mái, thân thiện khi giao tiếp, tỏ ra cứng rắn khi cần thiết và không nên liên tục ngắt lời đối phương.
Điều chỉnh phong cách nói chuyện
Khi bạn có cơ hội tiếp xúc được nhiều nhóm đối tượng khác nhau thì cần phải linh hoạt với nhiều nhóm đối tượng về cách nói chuyện sao cho phù hợp với từng nhóm khác nhau. Bên cạnh đó khi bạn giao tiếp bằng nhiều hình thức khác nhau thì cần phải chọn cách thức nói chuyện phù hợp với từng thời điểm và đối tượng.
Xem thêm:
7 kỹ năng giúp xây dựng mối quan hệ bền vững
Nghệ thuật giao tiếp và kỹ năng thuyết trình trong kinh doanh
Chăm sóc khách hàng: Giao tiếp tốt là chưa đủ
Tip cải thiện kỹ năng giao tiếp hiệu quả cho người ít nói, hướng nội
- Không nên lắng nghe một cách thụ động: Trong giao tiếp bạn không nên lắng nghe câu chuyện từ một cách thụ động, vì chính điều này sẽ làm bạn mất điểm trong mắt đối phương. Chính vì vậy trong mọi cuộc giao tiếp bạn hãy là một người lắng nghe tích cực, theo dõi cuộc nói chuyện và có những cử chỉ đồng cảm và có những lời góp ý để không khí trở nên thoải mái hơn.
- Hãy cố gắng nói vừa đủ: Trong cuộc nói chuyện bạn không cần ép buộc bản thân nói nhiều hơn mức cần thiết mà chỉ nên nói chuyện vừa đủ. Nếu như bạn trình bày quá lố, nói nhiều sẽ làm cho đối phương cảm thấy mệt mỏi, khiến họ cảm nhận được bạn đang lấn át và gây sự chú ý về bản thân mình.
- Luôn tự tin rằng lời nói của bạn có giá trị: Một trong những tip giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp cho người hướng nội khá khả quan là hãy luôn tin rằng lời nói của bạn có giá trị trong cuộc hội thoại. Nếu như bạn nhận thức được lời nói của bạn có giá trị thì điều này sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin hơn và sẵn lòng chia sẻ thêm câu chuyện của bản thân đến với mọi người.
- Chuẩn bị nội dung trước cho các buổi họp quan trọng: Trước khi bắt đầu một cuộc họp quan trọng bạn chuẩn bị cẩn thận nội dung và cân nhắc được các câu hỏi mà đối phương sẽ đặt ra. Khi nội dung được chuẩn bị kỹ lưỡng rồi bạn sẽ xác định được bản thân sẽ làm gì thì gián tiếp thúc đẩy được sự tin hơn khi nói chuyện.
- Luôn sẵn sàng đối mặt với nỗi sợ giao tiếp: Để cuộc giao tiếp diễn ra một cách suôn sẻ ngay cả khi bản thân bạn chưa chuẩn bị nội dung tốt thì lúc này bạn cần một phong thái tự tin, sẵn sàng đối mặt với những vấn đề phát sinh không lường trước được.
Xem thêm:
Việc làm nhân viên chăm sóc khách hàng lương cao, mới nhất
Tổng hợp việc làm nhân viên sales
Một số lỗi cần tránh trong giao tiếp
- Không có sự chuẩn bị trước: Đây là một lỗi khá là nghiêm trọng nhưng lại thường xảy ra trong giao tiếp. Nếu như bạn đã xác định được trong kế hoạch có một cuộc gặp gỡ quan trọng thì điều cần làm đầu tiên là cần phải chuẩn bị trước nội dung cuộc họp sẽ trình bày những vấn đề nào. Ngay cả những cuộc gặp gỡ bất ngờ thì bản thân bạn cũng cần phải chuẩn bị những câu hỏi cơ bản nhất để duy trì cuộc giao tiếp.
- Trả lời không đúng trọng tâm: Hầu như tất cả mọi người đều không thích nói chuyện với những người lan man, không tập trung vào vấn đề. Do đó bạn hãy học cách nói chuyện trực tiếp vào vấn đề để đối phương hiểu rõ được mục đích của cuộc nói chuyện
- Trả lời không dứt khoát: Trong giao tiếp mà đối phương hay bản thân bạn không trả lời dứt khoát hoặc ậm ừ, ngập ngừng thì đang phản ánh bạn đang bị thiếu tự tin trong cuộc trò chuyện đó. Lý do giải thích việc tự ti này là do chưa chuẩn bị sẵn nội dung cuộc trò chuyện hoặc đang thiếu tự tin một phần nào đó của bản thân.
- Bất chợt ngắt lời đối phương khi đang nói chuyện: Một trong những hành động phản ánh rất rõ việc một cá nhân có kỹ năng giao tiếp kém là hành động cắt ngang lời nói đối phương. Đây cũng là một trong những điều cực kỳ tối kỵ khi giao tiếp tại những cuộc họp quan trọng, vì thế nếu như bạn đang gặp phải lỗi này thì hãy bỏ ngay nhé.
- Hay nói xấu người khác: Bạn không nên chê bai hay nói xấu người khác về những chủ đề nhạy cảm trong các cuộc giao tiếp. Bởi vì chính điều này cũng phản ánh được bạn là một người thiếu tế nhị trong giao tiếp. Nếu như bạn cố tình hay vô ý xây dựng hình ảnh xấu trong mắt người khác mà bị lan truyền thì có khi bạn sẽ đánh mất một vài mối quan hệ cho bản thân mình đấy.
- Nhắc đến vấn đề tôn giáo, dân tộc: Để cuộc trò chuyện thêm thoải mái và tinh tế hơn thì bạn nên tránh nhắc tới các nội dung liên quan tới tôn giáo, dân tộc.
- m lượng nói chuyện quá lớn: Trong một cuộc trò chuyện, bạn cần học cách điều tiết âm điều tiết âm lượng khi nói chuyện và luôn cân nhắc được âm lượng của mình sao cho phù hợp nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải xem xét chủ đề để cân bằng âm lượng và ngữ điệu sao cho phù hợp để người nghe cảm thấy thoải mái khi nói chuyện.
- Hành động và cử chỉ thiếu tôn trọng khi giao tiếp: Hiểu là ngôn ngữ hình thể là cần trong giao tiếp, nhưng những cử chỉ và hành động đó cần phải có sự chuẩn mực và người đối diện cảm thấy được tôn trọng.
- Ánh mắt và lời nói thiếu sự chân thành: Trong cuộc trò chuyện bạn nên tạo sự thân mật với đối phương bằng cách thể hiện sự chân thành trong lời nói, ánh mắt và nụ cười.
Làm thế nào nổi bật được kỹ năng giao tiếp với nhà tuyển dụng
Đối với CV xin việc
Trong CV xin việc bạn cần phải nêu rõ được khả năng giao tiếp của mình đang ở mức nào nếu như công việc bạn ứng tuyển đang yêu cầu. Quan trọng hơn bạn phải mô tả rõ được công việc liên quan khi trình bày trong CV để nhà tuyển dụng có thể đánh giá được.
Thể hiện trong buổi phỏng vấn
Trong buổi phỏng vấn với nhà tuyển dụng, bạn hãy thể hiện một số đặc điểm của kỹ năng giao tiếp như tự tin, kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng giải quyết vấn đề. Bên cạnh đó bạn nên trình bày thêm các kỹ năng khác liên quan như kỹ năng trình bày, kỹ năng xử lý tình huống, kỹ năng đặt câu hỏi để tạo ấn tượng mạnh mẽ hơn.
Hãy chuẩn bị cho bản thân một vài câu hỏi để đặt với nhà tuyển dụng và luyện tập thật tốt cách giao tiếp sao cho chuyên nghiệp và phù hợp với buổi phỏng vấn.
Xem thêm:
Mẹo trả lời phỏng vấn xin việc chuyên nghiệp
Những điều cần biết khi đi phỏng vấn xin việc
Mẹo hay cho người mắc chứng sợ phỏng vấn
Cơ hội việc làm mới nhất, lương cao tại CareerViet
Song hành cùng sự bùng nổ của của công nghệ số, CareerViet luôn đi đầu trong việc đổi mới khi sử dụng dữ liệu và công nghệ để phát triển không gian kết nối nhân tài với nhà tuyển dụng.
Website CareerViet.vn tự hào khi có hơn 2 triệu việc làm đăng tuyển, giúp ứng viên tìm được việc làm phù hợp thông qua các kênh hỗ trợ miễn phí như:
- CVHay.vn: Công cụ tạo CV online đẹp mắt, chuyên nghiệp
- VietnamSalary.vn: Khảo sát lương với hơn 135.000 mẫu đã được kiểm duyệt
- CareerMap.vn: Lộ trình nghề nghiệp tham khảo dành riêng cho bạn
- VieclamIT.vn: Chuyên trang nghề nghiệp dành riêng cho dân IT
- Top Headhunter: Chuyên trang việc làm đến từ các Headhunter hàng đầu
- Tính lương Gross - net: Công cụ tính lương Gross - net
- Talent Community: Cẩm nang nghề nghiệp đến từ các chuyên gia
Vì vậy, bạn đừng ngần ngại apply ngay CV xin việc của mình tại trang CareerViet.vn. Các việc làm đa lĩnh vực trên toàn quốc luôn chờ đón ứng viên.
Top những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất: nhân viên sales | giáo viên