Hiểu được cách viết email chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt, giao tiếp hiệu quả và xây dựng mối quan hệ với người khác. Tuy nhiên, tình trạng viết email không có tiêu đề, mở đầu không rõ ràng, trình bày cẩu thả,… vẫn thường xuyên xuất hiện, đặc biệt là ở các bạn sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm. Vậy làm thế nào để viết email chuyên nghiệp? Cùng VinaHost tìm hiểu nhé!
1. Tại sao cần trang bị kỹ năng viết email chuyên nghiệp?
Việc tìm hiểu về cách viết email chuyên nghiệp là rất quan trọng, bởi các lý do sau đây:
- Tạo ấn tượng tốt: Một email chuyên nghiệp giúp tạo ấn tượng tốt với người nhận, thể hiện sự tôn trọng và sự chuyên nghiệp của người gửi.
- Giao tiếp hiệu quả: Email chuyên nghiệp giúp truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác, tránh hiểu lầm và tiết kiệm thời gian cho cả hai bên.
- Xây dựng mối quan hệ: Cách viết email trong công ty tốt giúp xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, đối tác, và khách hàng.
- Thể hiện sự tự tin và năng lực: Email được viết chuyên nghiệp thể hiện người gửi có kỹ năng giao tiếp tốt, chuyên nghiệp trong cách xử lý vấn đề.
- Giữ gìn hình ảnh công ty: Email thể hiện một phần của hình ảnh công ty, do đó, viết email chuyên nghiệp giúp bảo vệ và nâng cao uy tín của công ty.
- Tăng cường sự tin tưởng: Một email chuyên nghiệp, không có lỗi chính tả hay ngữ pháp, giúp tăng cường sự tin tưởng của người nhận vào người gửi và thông điệp của họ.
- Tạo cơ hội phát triển: Kỹ năng viết email tốt có thể mở ra nhiều cơ hội trong công việc, giúp người gửi có thể đề xuất ý tưởng, thăng tiến hoặc hợp tác hiệu quả hơn.
Tóm lại, kỹ năng viết email chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng giúp tăng cường hiệu quả giao tiếp và xây dựng mối quan hệ trong môi trường làm việc, đồng thời nâng cao hình ảnh cá nhân và công ty.
Xem thêm: Cách đặt tên email chuyên nghiệp
2. Những điểm cần lưu ý trước khi viết email
Để hiểu rõ hơn về cách viết 1 email chuyên nghiệp, bạn cần chú trọng những yếu tố sau:
2.1 Xác định mục đích viết email làm gì
Để viết email chuyên nghiệp, điều đầu tiên bạn cần làm là xác định mục đích viết email để làm gì. Hiểu rõ mục đích của email là gì (gửi thông tin, yêu cầu, xin ý kiến, thông báo,…) để có thể truyền đạt nội dung một cách rõ ràng và tập trung nhất.
2.2 Đừng nên viết lan man, dài dòng
Không viết lan man, dài dòng cũng là cách hiệu quả để viết email chuyên nghiệp. Trước khi bắt đầu viết, hãy xác định rõ mục đích của email và tập trung vào mục đích đó. Điều này giúp bạn tránh lạc đề và giữ email tập trung vào nội dung chính.
Bên cạnh đó, trước khi viết, hãy lập một dàn ý ngắn gọn về các điểm chính bạn muốn đề cập. Điều này giúp bạn tổ chức ý tưởng một cách logic và tránh viết lan man. Ngoài ra, bạn nên giữ đoạn văn ngắn gọn. Mỗi đoạn văn nên chỉ có một ý chính, thường từ 2-4 câu. Điều này giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin.
2.3 Sử dụng văn phong phù hợp
Sử dụng văn phong phù hợp khi viết email chuyên nghiệp thực sự quan trọng để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và tạo ấn tượng tích cực với người nhận. Dưới đây là một số gợi ý:
- Chọn ngôn từ lịch thiệp và chính xác: Tránh sử dụng các ngôn từ dùng trong ngôn ngữ nói thường ngày. Sử dụng các từ “xin vui lòng” hay “xin lưu ý” để biểu đạt sự lịch thiệp.
- Thiết lập mục tiêu rõ ràng: Bắt đầu email bằng việc nêu rõ mục đích hoặc sự mong đợi từ người nhận.
- Sử dụng câu trình bày rõ ràng: Phân đoạn văn bản và sử dụng định dạng dễ đọc để giúp người nhận dễ dàng theo dõi và hiểu nội dung.
- Tôn trọng thời gian của người nhận: Tránh việc sử dụng quá nhiều từ ngữ hay thông tin không cần thiết. Hãy truyền đạt thông điệp của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn.
- Kiểm tra lại trước khi gửi: Luôn kiểm tra chính tả, ngữ pháp và định dạng trước khi gửi email để đảm bảo rằng nó chuyển đạt đúng ý bạn muốn.
- Sử dụng “Kính gửi” và “Kính mong” khi cần thiết: Khi bạn muốn nhấn mạnh sự lịch sự và mong đợi của mình.
3. Hướng dẫn cách viết email chuyên nghiệp
Cách viết email chuyên nghiệp không quá khó, bạn chỉ cần tuân thủ theo những nguyên tắc sau đây:
3.1 Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp
Địa chỉ email chuyên nghiệp là địa chỉ bạn dùng cho công việc hoặc các liên hệ chính thức. Thường thì tổ chức nơi bạn làm việc sẽ cung cấp địa chỉ này cho bạn. Tuy nhiên, nếu bạn cần gửi email trước khi gia nhập công ty, bạn có thể tự tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp cho riêng mình. Định dạng thường thấy là tên của bạn@ [tên miền]. Ví dụ: tranthanhhuyen@gmail.com hoặc huyen.tran@gmail.com,…
3.2 Tiêu đề ngắn gọn nhưng đầy đủ thông tin cần thiết
Dòng tiêu đề sẽ tóm tắt lý do bạn gửi email. Khi gửi email doanh nghiệp, việc thêm dòng chủ đề là rất quan trọng để người nhận biết được nội dung email và dễ dàng tìm lại nếu cần. Dưới đây là một số mẹo về cách viết dòng chủ đề cho email chuyên nghiệp:
- Sử dụng ít hơn 60 ký tự.
- Nêu rõ mục tiêu của email trong một câu.
- Đề cao yếu tố ngắn gọn và bao quát.
3.3 Sử dụng lời chào phù hợp
Để viết email chuyên nghiệp, bạn cần một lời chào phù hợp với mối quan hệ của 2 bên. Bạn có thể tham khảo những lưu ý sau đây.
- Lời chào chính thống: Dear [Tên người nhận]: Sử dụng khi bạn muốn diễn đạt sự lịch sự và tôn trọng cao đối với người nhận. Ví dụ: “Dear Mr. Smith,” hoặc “Dear Ms. Nguyen,”.
- Lời chào thân mật: Hello [Tên người nhận]: Sử dụng khi bạn muốn một mức độ thân thiện hơn, thích hợp khi gửi email cho đồng nghiệp hoặc bạn bè. Ví dụ: “Hello John,” hoặc “Hello Mai,”.
- Lời chào chuyên nghiệp khác: Hi [Tên người nhận]: Một lời chào phổ biến và thân thiện, thích hợp cho mọi mối quan hệ công việc. Ví dụ: “Hi David,” hoặc “Hi Linh,”.
- Lời chào khi không biết tên người nhận: To whom it may concern: Sử dụng khi bạn không biết tên của người nhận. Tuy nhiên, bạn nên cố gắng tìm hiểu tên người nhận trước khi gửi email để thể hiện sự tôn trọng.
- Lời chào khi gửi email cho một nhóm: Hello everyone/Hi all: Sử dụng khi bạn gửi email cho một nhóm người. Đây là cách giao tiếp thân thiện và phổ biến. Ví dụ: “Hello everyone,” hoặc “Hi all,”.
3.4 Viết nội dung email
Cho dù bạn đang viết email với mục đích gì, hãy chú trong vào nội dung của email. Email giao tiếp bên ngoài doanh nghiệp thường trang trọng và đi vào trọng tâm, Nội dung Email marketing thì mang phần thu hút và lôi cuốn. Email nội bộ hay thông báo thì phải có tính hữu ích và bao gồm một nhận xét kết thúc.
Ví dụ: Cảm ơn các bạn đã tham dự buổi giới thiệu sản phẩm mới chiều nay. Tôi đã đính kèm tệp video ghi âm đầy đủ để bạn có thể chia sẻ với nhóm của mình. Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất cứ thắc mắc nào.
3.5 Font chữ
Dưới đây là một số font chữ phổ biến và thích hợp cho cách viết email chuyên nghiệp:
- Arial: Arial là một font chữ thông dụng và dễ đọc. Nó có sẵn trên hầu hết các hệ điều hành và rất phổ biến trong các văn bản chuyên nghiệp.
- Calibri: Calibri là một font chữ hiện đại và dễ đọc. Nó thường được sử dụng trong các tài liệu văn phòng do khả năng hiển thị tốt trên màn hình và giấy in.
- Times New Roman: Times New Roman là một font chữ truyền thống và chuyên nghiệp, thường được sử dụng trong các văn bản phức tạp như báo cáo và hợp đồng. Tuy nhiên, dạng chữ có chân này thường khiến người nhận cảm thấy khó khăn khi đọc, đặc biệt là trên thiết bị di động.
- Verdana: Verdana là một font chữ dễ đọc, đặc biệt là trên màn hình. Nó thường được sử dụng trong email và trang web để tăng khả năng đọc trên các thiết bị kỹ thuật số.
- Tahoma: Tahoma là một font chữ rõ ràng và dễ đọc, đặc biệt là khi sử dụng kích cỡ nhỏ. Nó thường được sử dụng trong email và trang web vì khả năng hiển thị tốt trên màn hình.
- Helvetica: Helvetica là một font chữ hiện đại và đơn giản, thường được sử dụng trong thiết kế đồ họa và văn bản chuyên nghiệp.
Khi chọn font chữ cho email chuyên nghiệp, hãy nhớ tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như làm cho văn bản dễ đọc, tránh sử dụng font chữ quá đặc biệt để đảm bảo rằng email của bạn có thể hiển thị đúng trên các thiết bị và nền tảng khác nhau.
3.6 Màu chữ
Trong 1 email chuyên nghiệp, bạn nên sử dụng màu chữ nào?
- Sử dụng màu chữ đậm trên nền sáng: Màu chữ đậm như đen hoặc màu xanh đậm thường là lựa chọn tốt nhất cho văn bản chuyên nghiệp. Chúng tạo ra sự tương phản tốt và dễ đọc.
- Tránh sử dụng màu chữ quá sáng hoặc quá mờ: Màu chữ quá sáng hoặc quá mờ có thể gây ra khó khăn trong việc đọc, đặc biệt là trên màn hình. Hãy chọn màu chữ có độ sáng vừa phải để đảm bảo sự dễ đọc và chuyên nghiệp.
- Tuân thủ sự đồng nhất trong toàn bộ email: Sử dụng màu chữ đồng nhất trong toàn bộ email để tạo ra sự nhất quán và chuyên nghiệp.
- Chú ý đến tương phản với nền: Chọn màu chữ có tương phản tốt với màu nền của email để đảm bảo sự dễ đọc. Ví dụ, sử dụng màu đen trên nền trắng là lựa chọn an toàn và dễ đọc nhất.
- Tránh sử dụng màu chữ quá nổi bật: Mặc dù màu chữ sáng như đỏ hoặc cam có thể thu hút sự chú ý, nhưng chúng cũng có thể gây mệt mỏi và làm mất tập trung. Hãy sử dụng chúng một cách cẩn thận và hợp lý.
- Sử dụng màu chữ hợp lý cho các phần quan trọng: Đối với các phần quan trọng như tiêu đề, liên kết hoặc thông tin cần nhấn mạnh, bạn có thể sử dụng màu chữ khác biệt để làm nổi bật chúng. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng màu chữ này vẫn dễ đọc và hòa hợp với tổng thể của email.
3.7 Kết thúc email với lời chào và chữ ký
Một số lời chào phổ biến có thể kể đến như: Regards, Best, Sincerely, Thanks, Kind regards. Chữ ký cũng là yếu tố thể hiện email của bạn có phải là một email chuyên nghiệp hay không. Một mẫu chữ ký thường bao gồm tên, chức vụ, công ty, và số điện thoại.
3.8 Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp
Cách viết email chuyên nghiệp là không được có lỗi chính tả và ngữ pháp. Dưới đây là một số cách bạn có thể sử dụng để kiểm tra lỗi:
- Sử dụng chương trình kiểm tra lỗi của email: Nhiều ứng dụng email như Gmail, Outlook hoặc các ứng dụng email trên điện thoại thông minh có tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp. Hãy đảm bảo rằng tính năng này đã được kích hoạt trong cài đặt email của bạn.
- Sử dụng công cụ kiểm tra lỗi trực tuyến: Có nhiều công cụ trực tuyến miễn phí như Grammarly hoặc ProWritingAid có thể giúp bạn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trong email của mình.
3.9 Lên lịch gửi email (nếu cần)
Lên lịch gửi email là một cách hiệu quả để đảm bảo rằng email của bạn được gửi vào thời điểm phù hợp và không bị bỏ sót. Dưới đây là cách bạn có thể lên lịch gửi email:
- Sử dụng tính năng lên lịch của ứng dụng email: Hầu hết các ứng dụng email như Gmail, Outlook và Yahoo đều cung cấp tính năng lên lịch gửi email. Khi bạn viết email, bạn có thể chọn thời gian mà bạn muốn email được gửi.
- Sử dụng công cụ quản lý email: Có nhiều công cụ quản lý email như Boomerang hoặc Sendinblue có thể giúp bạn lên lịch gửi email trong quản lý email hàng loạt và tự động.
- Tính toán thời gian phù hợp: Trước khi lên lịch gửi email, hãy xem xét thời gian mà bạn tin rằng email của bạn sẽ có hiệu quả nhất. Điều này có thể là vào giờ làm việc trong ngày làm việc hoặc vào các thời điểm mà người nhận có thể sẵn sàng nhận Email.
Về cách gửi email chuyên nghiệp, bạn cần chú ý tới To, cc và Bcc. Trong đó:
- To: Email này được gửi trực tiếp đến người nhận
- CC (bản sao): Gửi bản sao đến các địa chỉ được chỉ định. Bất cứ ai cũng có thể nhìn thấy địa chỉ email của nhau.
- BCC (blind carbon copy): Tương tự như CC nhưng địa chỉ BCC không hiển thị trong email của người nhận khác.
Ngoài ra, bạn cũng nên lưu ý đến Re và FW
- RE (phản hồi): Trả lời. Lưu ý rằng có 2 lựa chọn là chỉ trả lời người gửi và trả lời tất cả (cả những người được CC và BCC).
- FW (forward): Chuyển tiếp email đã nhận đến địa chỉ email khác.
Ngoài ra, để email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn chúng tôi khuyến khích bạn nên sở hữu email với tên miền công ty. Điều này không chỉ thúc đẩy tính chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng cảm nhận được độ uy tín và tin tưởng vào nội dung mà bạn đã thể hiện trong email.
Mời bạn: Khám phá các tiêu chí để lựa chọn email hosting tốt nhất.
4. Mẫu email chuyên nghiệp sử dụng trong công việc và trường học
Tham khảo một số mẫu viết email chuyên nghiệp được sử dụng trong công việc và trường học dưới đây:
4.1 Mẫu email trong công việc
Tiêu đề: Lời cảm ơn quý khách đã sử dụng dịch vụ
Nội dung:
Kính gửi Quý khách hàng thân mến,
Tôi là [Tên của bạn], đại diện cho [Tên công ty/cá nhân], và tôi muốn gửi lời chào và lời cảm ơn chân thành nhất đến Quý khách hàng về sự hỗ trợ và hợp tác mà chúng ta đã nhận được trong thời gian qua.
Chúng tôi rất trân trọng sự tin tưởng và hợp tác của Quý khách hàng, và chúng tôi cam kết tiếp tục cung cấp dịch vụ chất lượng và giải pháp tốt nhất để đáp ứng mọi nhu cầu của Quý khách hàng.
Nếu Quý khách hàng có bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu nào, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ Quý khách hàng một cách tốt nhất có thể.
Một lần nữa, xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Quý khách hàng. Chúng tôi hy vọng sẽ tiếp tục nhận được sự ủng hộ và hợp tác của Quý khách hàng trong tương lai.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
[Tên chức vụ hoặc vị trí công việc]
[Tên công ty/cá nhân]
[Thông tin liên hệ]
Trong mẫu email này, bạn có thể thay đổi thông tin cụ thể về tên công ty/cá nhân để phù hợp với tình huống cụ thể của bạn. Hãy đảm bảo rằng nội dung email của bạn là lịch sự, trân trọng và chuyên nghiệp.
Đọc thêm: Email doanh nghiệp là gì? Các loại email doanh nghiệp tốt nhất 2024
4.2 Mẫu email sử dụng trong trường học
Tiêu đề: Xin thông tin về giáo trình học
Nội dung:
Kính gửi Thầy/Cô [Tên giáo viên],
Em là [Tên của bạn], sinh viên lớp [Lớp học của bạn]. Em viết email này để xin Thầy/Cô thông tin về [Tên bài học/ Giáo trình] để em có thể hiểu rõ hơn và hoàn thành bài tập của mình.
Em gặp khó khăn trong [mô tả vấn đề hoặc yêu cầu thông tin cụ thể]. Em rất muốn hiểu rõ hơn về [chủ đề hoặc yêu cầu của bài tập] để có thể đạt kết quả tốt nhất.
Xin phép thầy cô cho em thông tin chi tiết về [Tên bài học/ Giáo trình] và hướng dẫn cụ thể nếu có. Em rất cảm kích sự giúp đỡ và hỗ trợ từ Thầy/Cô.
Em mong đợi sự hồi âm từ Thầy/Cô sớm nhất có thể.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Lớp học của bạn]
Trong mẫu email này, hãy thay đổi các thông tin cụ thể như tên của bạn, tên lớp học và nội dung liên quan đến bài tập mà bạn muốn yêu cầu giáo viên.
5. Tổng kết
Tuân thủ cách viêt email chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả mà còn thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp của bạn đối với người nhận. Bằng cách tuân thủ các nguyên tắc cơ bản như sử dụng chủ đề ngắn gọn, trình bày nội dung logic và lịch sự, luôn kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi, bạn có thể nâng cao chất lượng giao tiếp qua email của mình.
Hãy nhớ rằng mỗi email bạn gửi đi đều là một cơ hội để tạo ấn tượng tốt và xây dựng mối quan hệ vững chắc trong công việc. Vì vậy, hãy luôn đầu tư thời gian và công sức để viết email thật chuyên nghiệp và hiệu quả. Bạn có thể truy cập vào Blog của VinaHost TẠI ĐÂY để xem thêm nhiều bài viết hấp dẫn khác. Hoặc liên hệ ngay cho chúng tôi khi bạn cần hỗ trợ nhé:
- Email: support@vinahost.vn
- Hotline: 1900 6046
- Livechat: https://livechat.vinahost.vn/chat.php