Quản lý chất lượng là hoạt động quan trọng nhằm hướng đến một quy trình vận hành có hệ thống, nguồn lực được kiểm soát dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như gia tăng sự hài lòng của khách hàng đối với các sản phẩm / dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Bài viết sau 3DS sẽ về cung cấp những nội dung cơ bản, các công cụ, hệ thống cũng như cách thức thức áp dụng quản lý chất lượng hiệu quả cho doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu ngay nhé!
1. Đôi nét về về Quality Management
1.1. Định nghĩa của Quality Management
Quản lý chất lượng (Quality Management - QM) là quá trình phối hợp các hoạt động để xác định mục tiêu, lập kế hoạch, kiểm soát và cải thiện chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng được xác định, nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất.
Mục tiêu chính của Quản lý chất lượng là đảm bảo rằng sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình đáp ứng các yêu cầu và mong đợi của khách hàng, từ đó tạo ra sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng qua đó góp phần nâng cao hiệu suất và hiệu quả, tăng cường khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp.
1.2. Vai trò của Quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng đóng vai trò hết sức quan trọng không chỉ trong sản xuất mà còn được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và mọi quy mô của các loại hình tổ chức. Dưới đây là một số vai trò chính của Quản lý chất lượng:
- Xác định và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng: Bằng cách xây dựng các quy trình, quy định và hướng dẫn, QM giúp đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định.
- Đảm bảo sự tuân thủ quy trình: Quản lý chất lượng kiểm soát và giám sát các quy trình và hoạt động trong tổ chức để đảm bảo sự tuân thủ quy định chất lượng. QM giúp đảm bảo rằng các quy trình đang được thực hiện một cách đúng đắn và nhất quán, từ giai đoạn thiết kế, sản xuất đến giao hàng và dịch vụ khách hàng.
- Đo lường và đánh giá hiệu suất: Quản lý chất lượng sử dụng các phương pháp và công cụ để đo lường, theo dõi và đánh giá hiệu suất chất lượng. Thông qua cách thu thập dữ liệu và thông tin phản hồi từ khách hàng và quy trình nội bộ, QM giúp xác định các điểm yếu, vấn đề và cơ hội cải tiến để tăng cường chất lượng và hiệu suất tổ chức.
- Quản lý rủi ro và phòng ngừa lỗi: QM đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích và đánh giá các rủi ro liên quan đến chất lượng và đề xuất các biện pháp phòng ngừa để tránh sự cố và lỗi. Bằng cách áp dụng các phương pháp như FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) và quản lý biến cố, QM giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường đáp ứng chất lượng.
- Cải thiện liên tục: QM khuyến khích và thúc đẩy việc tìm kiếm cách để cải thiện quy trình, sản phẩm, dịch vụ và hiệu suất
Ngoài ra, thực hiện quản lý chất lượng cũng có tác động tích cực đến ý thức của người lao động, truyền cảm hứng cho nhân viên tích cực phối hợp và thực hiện mục tiêu chung của tổ chức là nâng cao chất lượng sản phẩm.
2. Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System - QMS) là một cấu trúc tổ chức, quy trình, trách nhiệm và tài liệu được thiết kế để quản lý và điều hành chất lượng trong một tổ chức. QMS là một phần quan trọng của Quản lý chất lượng và đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng và các yêu cầu khác liên quan đến chất lượng.
Dưới đây là hai hệ thống quản lý chất lượng phổ biến trong các tổ chức:
2.1. Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM)
Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management - TQM) là một triết lý quản lý chất lượng mà tổ chức áp dụng cho tất cả các khía cạnh của hoạt động của mình. TQM tập trung vào việc nâng cao chất lượng tổng thể bằng cách liên tục cải tiến quy trình, sản phẩm và dịch vụ, đồng thời đặt sự chú trọng vào ý thức và cam kết của tất cả các thành viên trong tổ chức về chất lượng và cải tiến liên tục.
TQM có các nguyên tắc cơ bản sau:
- Tập trung vào khách hàng: Hiểu và đáp ứng yêu cầu của khách hàng là ưu tiên hàng đầu.
- Tham gia của tất cả các thành viên: Tất cả các thành viên trong tổ chức đều có trách nhiệm và cam kết đối với chất lượng.
- Quy trình hướng tới cải tiến liên tục: Tạo ra và duy trì các quy trình hiệu quả để liên tục cải tiến chất lượng.
- Quản lý dựa trên sự chứng minh: Ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin xác thực.
2.2. Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015
ISO 9001:2015 là một tiêu chuẩn quốc tế được phát triển bởi Tổ chức Tiêu chuẩn Hóa quốc tế (ISO) để hỗ trợ việc thiết lập, triển khai và duy trì một hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này đặt ra các yêu cầu chung cho một hệ thống quản lý chất lượng và có thể áp dụng cho các tổ chức trong mọi ngành nghề.
ISO 9001:2015 có các yếu tố chính sau:
- Lãnh đạo cam kết: Đảm bảo sự cam kết của lãnh đạo tổ chức đối với chất lượng và việc cải thiện liên tục.
- Quản lý rủi ro: Đánh giá và quản lý các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng.
- Mục tiêu chất lượng: Đặt ra mục tiêu chất lượng cụ thể và đo lường sự tiến bộ trong việc đạt được những mục tiêu đó
3. Công cụ hỗ trợ quản lý chất lượng
3.1. Công cụ quản lý chất lượng
7 công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools) được xem bộ công cụ thống kê quản lý chất lượng nổi tiếng được sử dụng phổ biến nhất, có nguồn gốc từ Nhật Bản. Đây một tập hợp các công cụ đơn giản và dễ sử dụng được sử dụng rộng rãi trong quản lý chất lượng để phân tích và giải quyết các vấn đề chất lượng. Áp dụng 7 QC Tools giúp doanh nghiệp tự nhận diện vấn đề, xác định nguyên nhân và ưu tiên giải quyết, điều này tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực và đưa ra quyết định chính xác để giải quyết vấn đề.
7 công cụ quản lý chất lượng bao gồm:
- Sơ đồ nhân quả (Biểu đồ xương cá) - Cause and Effect Diagram
- Phiếu kiểm tra - Checksheet
- Biểu đồ kiểm soát - Control Chart
- Biểu đồ phân bố (Đồ thị phân tán) - Histogram
- Biểu đồ Pareto - Pareto Diagram
- Biểu đồ phân tán - Scatter Diagram
- Biểu đồ phân lớp - Stratification hoặc Lưu đồ - Flowchart
3.2. Các phương pháp hỗ trợ quản lý chất lượng
Một số phương pháp cải tiến chất lượng cũng như hỗ trợ quản lý chất lượng hiệu quả:
Chu trình PDCA (Plan - Do - Check - Act)
Là một phương pháp quản lý chất lượng được sử dụng rộng rãi, cung cấp một khung làm việc có cấu trúc để quản lý và cải tiến liên tục chất lượng. Chu trình PDCA tuân theo 4 bước và được lặp lại liên tục một cách linh hoạt, đảm bảo quá trình cải tiến và kiểm soát chất lượng liên tục trong tổ chức.
- Plan: Lập kế hoạch
- Do: Thực hiện kế hoạch đã lập
- Check: Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
- Act: Điều chỉnh, cải tiến thích hợp, sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh cải tiến này và thực hiện chu trình P-D-C-A mới.
6 sigma
Phương pháp Six Sigma (6 Sigma hay 6σ) sử dụng số liệu thống kê để phân tích, xác định và xử lý lỗi với mục tiêu thực hiện công việc mà không (hoặc gần như không) có lỗi sai. Mô hình cải tiến chất lượng trong Six Sigma được thực hiện thông qua chuỗi các bước DMAIC:
- Define (Định nghĩa): Xác định rõ mục tiêu, phạm vi và yêu cầu của dự án. Xác định các chỉ số chất lượng quan trọng và nhu cầu của khách hàng.
- Measure (Đo lường): Thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình hoạt động và đo lường hiệu suất chất lượng. Xác định sự khác biệt giữa hiện trạng và mục tiêu chất lượng.
- Analyze (Phân tích): Sử dụng các công cụ thống kê để phân tích và hiểu rõ nguyên nhân gây ra các lỗi và sai sót. Xác định các yếu tố gây ra sai sót và ưu tiên xử lý các nguyên nhân quan trọng.
- Improve (Cải tiến): Phát triển và thử nghiệm các giải pháp để giảm lỗi, cải thiện quy trình và đạt được mục tiêu chất lượng. Áp dụng các công cụ và kỹ thuật để tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất.
- Control (Kiểm soát): Thiết lập các hệ thống kiểm soát và theo dõi để đảm bảo rằng quy trình cải tiến được duy trì và không trở lại trạng thái cũ. Theo dõi hiệu suất chất lượng và áp dụng các biện pháp kiểm soát để đảm bảo sự ổn định và duy trì chất lượng.
DMAIC trong Six Sigma cung cấp một phương pháp có cấu trúc và hướng dẫn để tiếp cận vấn đề, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ và áp dụng các biện pháp cải tiến hiệu quả trong quá trình quản lý chất lượng.
Kaizen
Triết lý “cải tiến không ngừng” là một triết lý nổi tiếng của Nhật Bản và đã được áp dụng thành công trong nhiều doanh nghiệp trên toàn cầu. Có tổng cộng 7 bước Kaizen để triển khai quản lý chất lượng như sau:
- Đánh giá thực trạng, xác định vấn đề và xây dựng mục tiêu.
- Xác định nguyên nhân chính của vấn đề.
- Xác định giải pháp khả thi nhất.
- Triển khai giải pháp.
- Phân tích kết quả sau khi thực hiện giải pháp.
- Rút kinh nghiệm, chuẩn hóa và tối ưu hóa giải pháp.
- Lặp lại chu trình đã được chuẩn hóa.
Các bước Kaizen giúp doanh nghiệp đánh giá, tìm hiểu và giải quyết vấn đề một cách liên tục và tập trung vào cải tiến chất lượng. Việc lặp lại chu trình này giúp tạo ra sự tiến bộ và nâng cao hiệu suất của tổ chức theo thời gian.
4. Triển khai quản lý chất lượng tại doanh nghiệp
Để giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chất lượng, việc triển khai quản lý chất lượng thông qua các bước lập kế hoạch, đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng:
- Lập kế hoạch quản lý chất lượng (QP - Quality Planning): Quá trình này bao gồm việc xác định mục tiêu chất lượng, lập kế hoạch và xác định các quy trình, tiêu chuẩn và phương pháp kiểm soát chất lượng cần áp dụng. Kế hoạch quản lý chất lượng giúp đảm bảo rằng các hoạt động của doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu chất lượng và tiêu chuẩn đã đặt ra.
- Đảm bảo chất lượng (QA - Quality Assurance): Đây là quá trình xây dựng hệ thống và quy trình để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ. QA bao gồm việc thiết lập các quy tắc, quy trình và tiêu chuẩn chất lượng, kiểm soát việc tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn, kiểm tra và giám sát quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, đào tạo nhân viên về chất lượng và thực hiện các hoạt động đảm bảo chất lượng.
- Kiểm soát chất lượng (QC - Quality Control): Hoạt động QC nhằm kiểm tra và đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng. Để triển khai QC doanh nghiệp cần các hoạt động: xác định các quy trình kiểm soát chất lượng, thu thập và phân tích dữ liệu, kiểm tra sản phẩm hoặc dịch vụ theo tiêu chuẩn định sẵn và đưa ra biện pháp xử lý nếu phát hiện lỗi.
- Cải tiến chất lượng (QI - Quality Improvement): Quá trình này tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ theo cách liên tục và không ngừng, bao gồm việc thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng, xác định những vấn đề cần cải tiến, tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, và triển khai các biện pháp cải tiến để nâng cao chất lượng.
5. Lưu ý triển khai quản lý chất lượng
Quản lý chất lượng phải được kết hợp giữa tầm nhìn của nhà lãnh đạo và sự đồng thuận tham gia của toàn bộ nhân viên các cấp. Điều này không chỉ đem lại lợi ích cho nội bộ doanh nghiệp và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì chăm sóc và kết nối với khách hàng, từ đó tạo ra sự phát triển bền vững. Dưới đây là 7 nguyên tắc mà doanh nghiệp cần lưu ý để triển khai quản lý chất lượng hiệu quả:
- Nguyên tắc 1: Tập trung vào khách hàng
Cần hiểu rõ nhu cầu hiện tại và sự kỳ vọng trong tương lai của khách hàng, không chỉ đáp ứng mà còn vượt xa mong đợi của khách hàng. Chất lượng sản phẩm/dịch vụ của một doanh nghiệp phải xuất phát từ viễn cảnh của khách hàng. Doanh nghiệp cần sản xuất và mang đến cái mà khách hàng cần, chứ không chỉ đơn thuần là cái mà doanh nghiệp có.
- Nguyên tắc 2: Vai trò quan trọng của lãnh đạo
Đội ngũ lãnh đạo cần tạo ra sự thống nhất giữa mục đích quản lý chất lượng và mục tiêu chung của doanh nghiệp. Lãnh đạo đảm bảo rằng toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp cam kết để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
- Nguyên tắc 3: Sự tham gia đồng lòng của tất cả
Quá trình quản lý và cải tiến chất lượng cần có sự tham gia đồng lòng của tất cả thành viên ở mọi cấp bậc trong doanh nghiệp. Nhân sự cần được đánh giá đúng về năng lực và được trao quyền để làm việc hiệu quả hơn.
- Nguyên tắc 4: Xây dựng quy trình khoa học
Để đạt hiệu quả tốt nhất, quản lý chất lượng cần được triển khai thông qua quy trình khoa học và rõ ràng. Điều này đảm bảo doanh nghiệp quản lý quy trình một cách toàn diện từ khâu đầu vào, các công đoạn sản xuất cho đến đầu ra của sản phẩm. Đồng thời, đảm bảo chất lượng nhất quán trong từng bước của quy trình và đáp ứng các mục tiêu đề ra, giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí
- Nguyên tắc 5: Không ngừng đổi mới, cải tiến
Nhu cầu của khách hàng không ngừng thay đổi theo xu hướng, do đó, doanh nghiệp cũng cần tiến hành các hoạt động cải tiến liên tục để nâng cao chất lượng sản phẩm. Điều này bao gồm việc áp dụng các công nghệ mới, quy trình sản xuất tiên tiến, và nâng cao năng lực của nhân viên. Bằng cách duy trì sự linh hoạt và sẵn sàng thích nghi với sự thay đổi, doanh nghiệp có thể duy trì và nâng cao sự cạnh tranh trên thị trường.
- Nguyên tắc 6: Quyết định dựa trên dữ liệu
Việc đưa ra quyết định quản lý chất lượng nên dựa trên dữ liệu và thông tin được thu thập từ các nền tảng công nghệ hiện đại. Phân tích dữ liệu và thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, phản hồi của khách hàng và xu hướng thị trường. Điều này giúp đưa ra quyết định chính xác và thực tế hơn, từ đó tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng.
- Nguyên tắc 7: Xây dựng mối quan hệ Win-Win với nhà cung ứng
Tạo lập và duy trì mối quan hệ cùng có lợi giữa doanh nghiệp và nhà cung ứng là yếu tố quan trọng trong quản lý chất lượng. Qua việc hợp tác và chia sẻ thông tin, doanh nghiệp và nhà cung ứng có thể tăng cường sự hiểu biết về yêu cầu chất lượng, chia sẻ giá trị và xây dựng niềm tin. Mối quan hệ Win-Win này giúp cả hai bên nâng cao năng lực, cung cấp sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao và tạo ra giá trị cho khách hàng.
6. Tổng kết
Qua những thông tin trong bài viết trên, quản lý chất lượng là một chiến lược không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào nếu muốn tồn tại, đứng vững và phát triển lâu dài trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh hiện nay. Quá trình quản lý chất lượng cần sự kết hợp giữa tầm nhìn lãnh đạo và sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp từ đó có thể tiến đến mục tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và đạt được sự phát triển bền vững.
Để quản lý chất lượng đạt hiệu quả hơn với một quy trình tối ưu hơn, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ đắc lực của các giải pháp công nghệ. 3D Smart Solutions mang đến giải pháp in 3D - công nghệ tiên tiến, giúp tạo ra các sản phẩm với độ chính xác cao, linh hoạt trong việc thay đổi mẫu mã và tiết kiệm được thời gian sản xuất. Với công nghệ in 3D giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát chất lượng nguyên liệu và sản phẩm một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó giúp quyết định mua hàng trở nên hiệu quả hơn.
Với 13 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ 3D, 3D Smart Solution tự hào là đơn vị tiên phong và dẫn đầu trong lĩnh vực 3D tại Việt Nam. 3DS cũng là nhà phân phối, tổng đại lý của nhiều thương hiệu uy tín và chất lượng trên thế giới trong lĩnh vực in 3D như Formlabs (Hoa Kỳ), Cubicon (Hàn Quốc), BigRep (Đức)….Đội ngũ kỹ sư và kỹ thuật viên được đào tạo bài bản, 3DS cam kết mang lại dịch vụ tốt nhất cho quý khách hàng!
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 028 888 99 039 - Email info@3ds.vn để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng. Rất hân hạnh được phục vụ quý doanh nghiệp!