Khi bạn ứng tuyển một vị trí nào đó thì kỹ năng tin học văn phòng trong CV là một lợi thế vô cùng quan trọng. Đặc biệt là với thời đại công nghệ số hiện nay nó là một yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ công việc văn phòng nào. Hơn nữa, nêu bật được kỹ năng này sẽ giúp ứng viên nổi bật và có cơ hội được chọn lựa trong số nhiều ứng viên khác. Vậy cách viết kỹ năng tin học trong CV là đúng, tìm hiểu cùng Job3s bài viết dưới đây nhé.
>>> Xem thêm: Tạo CV Xin Việc Online Miễn Phí Cho Mọi Ngành Nghề
1. Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng bao gồm các kỹ năng sử dụng phần mềm văn phòng cơ bản như Microsoft Office, phần mềm email, phần mềm quản lý dữ liệu, hay các phần mềm đồ họa,... Tin học văn phòng trong tiếng Anh là Office Information Technology, là những kỹ năng liên quan tới việc thao tác và sử dụng máy tính, một trong những kỹ năng không thể thiếu trong thời đại 4.0 hiện nay.
Trong các kỹ năng tin học cơ bản, kỹ năng tin học văn phòng là kỹ năng cần thiết nhất, là kỹ năng mà bất kỳ nhà tuyển dụng nào cũng muốn ứng viên có được. Đặc biệt, việc nhấn mạnh vào các kỹ năng tin học văn phòng trong CV sẽ giúp ứng viên gây được ấn tượng với nhà tuyển dụng, có cơ hội vào làm việc tại nơi ứng tuyển.
>>> Xem thêm: Viết CV song ngữ Anh Việt tạo cơ hội việc làm đầy hấp dẫn
2. Kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng tiếng Anh là Office Information Technology. Nó bao gồm các kỹ năng cần thiết để sử dụng các phần mềm máy tính phổ biến trong môi trường văn phòng, chẳng hạn như:
Microsoft Word: Phần mềm soạn thảo văn bản
Microsoft Excel: Phần mềm bảng tính
Microsoft PowerPoint: Phần mềm trình chiếu
Outlook: Phần mềm quản lý email
Access: Phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu
Các kỹ năng tin học văn phòng được sử dụng trong nhiều ngành nghề khác nhau, từ kinh doanh, giáo dục đến y tế. Chúng giúp người dùng tạo ra các tài liệu văn bản chuyên nghiệp, quản lý dữ liệu hiệu quả và trình bày thông tin một cách sáng tạo.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về các kỹ năng tin học văn phòng:
Soạn thảo văn bản: Biết cách nhập văn bản, định dạng văn bản, sử dụng các công cụ chỉnh sửa, tạo bảng, chèn hình ảnh và liên kết.
Quản lý dữ liệu: Biết cách nhập dữ liệu, tạo bảng tính, sử dụng các hàm tính toán, lọc và phân tích dữ liệu.
Trình bày thông tin: Biết cách tạo các slide trình chiếu, sử dụng các hiệu ứng hình ảnh và âm thanh, thuyết trình trước đám đông.
Các kỹ năng tin học văn phòng là một phần quan trọng của nền tảng giáo dục và nghề nghiệp. Chúng giúp người dùng tăng năng suất, hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong thị trường lao động.
2. Cách viết kỹ năng tin học văn phòng trong CV
Dưới đây là những kỹ năng tin học quan trọng cần có trong CV xin việc của bạn, nếu bạn có 1 trong các kỹ năng này, hãy đưa vào trong CV của mình ngay nhé!
2.1. Thành thạo công cụ Office
Bộ Office là nhóm chương trình giúp hoàn thành nhiều công việc như xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, email, lịch và lưu trữ. Các bộ văn phòng phổ biến bao gồm Microsoft Office (Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, Teams, và Word), Google Workspace (Calendar, Chat, Docs, Drive, Meet, Sheets, và Slides), và Apple iWork (Keynote, Numbers, và Pages).
Biết cách sử dụng ít nhất một số chương trình này là một yêu cầu quan trọng trong nhiều công việc. Dưới đây là bộ 3 kỹ năng sử dụng công cụ Office cơ bản:
2.1.1. Thành thạo Word
Có thể nói, Word là một trong những kỹ năng tin học văn phòng trong CV cơ bản mà bất kỳ công ty, doanh nghiệp nào cũng cần. Người dùng dễ dàng soạn thảo văn bản trên Microsoft Word và có thể trang trí màu sắc, font chữ, kiểu chữ, hiệu ứng video, âm thanh tùy thích trong tài liệu của mình.
Tuy nhiên, để được coi là thành thạo Word ở mức độ cao cấp, bạn cần phải biết cách nhập và định dạng văn bản qua việc sử dụng nhiều font chữ, ngôn ngữ, màu chữ, cỡ chữ khác nhau; biết cách chèn hình ảnh, biểu đồ, sơ đồ, hình khối, kẻ đường… Ngoài ra, việc lập hay chèn các bảng có hàng, cột, tab, căn đoạn, thay đổi đường viền hay thêm dòng cũng vô cùng quan trọng.
Đồng thời, bạn cần biết cách trộn văn bản, thao tác xóa trang, bảo mật file, biết cách in đúng quy cách như căn chỉnh số trang, lề in, khổ giấy, đầu và cuối trang,…
2.1.2. Thành thạo Excel
Những công việc liên quan tới tính toán, ví dụ như vị trí kế toán thường sử dụng Excel hơn cả. Đây là công cụ giúp bạn lập bảng tính, tạo cột, bảng, dòng để nhập công thức tính toán hay dữ liệu,… Trong CV xin việc, kỹ năng thành thạo Excel cũng là kỹ năng được nhà tuyển dụng đánh giá cao, vì vậy nếu có kỹ năng này, đừng quên đưa vào trong CV của mình nhé!
Để được gọi là người “thành thạo” Excel, bạn cần phải có các kiến thức cơ bản về lọc dữ liệu, tạo link, vẽ biểu đồ, sử dụng các hàm thông dụng như Vlookup, If, SUM, Vlookup, Count, thiết lập bảo mật,…
2.1.3. Thành thạo PowerPoint
Khi học cấp 3 hay Đại học, giáo viên thường yêu cầu học sinh, sinh viên của mình thuyết trình nên hẳn bạn đã biết tới phần mềm PowerPoint. Đây là công cụ sử dụng để trình chiếu hình ảnh, video hay văn bản đã soạn trước đó dễ dàng.
Về cơ bản, bạn có thể sử dụng PowerPoint để tạo link, vẽ biểu đồ, chỉnh sửa, vẽ Mindmap, hình khối, sử dụng slide master, thiết kế hay sử dụng hiệu ứng trình chiếu, xuất dạng file PDF hay bảo mật file,…
Ví dụ:
- Tạo slide thuyết trình.
- Chèn các link liên kết.
- Chèn và định dạng hình ảnh, video.
- Truyền phát và chia sẻ slide.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn làm CV bằng Powerpoint thu hút nhà tuyển dụng
2.2. Biết sử dụng công cụ giao tiếp văn phòng
Công cụ giao tiếp văn phòng bao gồm các ứng dụng được sử dụng để tương tác nội bộ, chia sẻ thông tin và báo cáo tiến độ công việc. Đó là Zalo, Slack, Telegram, Line, Skype,... và bạn có thể đưa vào kỹ năng tin học văn phòng trong CV.
Ví dụ:
- Sử dụng Zalo để giao việc và phân công công việc.
- Tổ chức các cuộc họp trực tuyến bằng Skype.
- Theo dõi tiến độ công việc thông qua các nhóm và kênh trên Slack và Telegram.
- Báo cáo và chia sẻ dữ liệu cần thiết trên ứng dụng Line.
2.3. Sử dụng Google Drive
Google Drive giúp người dùng lưu trữ, chỉnh sửa và chia sẻ dữ liệu trên đám mây (Google Cloud). Đây được xem là bộ công cụ văn phòng trực tuyến gồm Google Docs, Google Sheets, Google Slides. Google Forms,... Nó cho phép nhiều người dễ dàng truy cập, làm việc cùng lúc và chia sẻ với nhiều tài khoản khác nhau.
Ví dụ:
- Tìm kiếm và lọc dữ liệu trong Google Drive.
- Tạo bảng khảo sát và thu thập dữ liệu bằng Google Form.
- Quản lý và chia sẻ dữ liệu trong nhóm đóng.
- Tạo biểu đồ, đồ thị và bảng kế hoạch bằng Google Sheets.
- Soạn thảo và chỉnh sửa văn bản bằng Google Docs.
- Quản lý cấp độ truy cập của từng thành viên trong nhóm để bảo mật thông tin.
- Kết hợp và chia sẻ bài thuyết trình qua SlideShare.
2.4. Sử dụng Gmail chuyên nghiệp
Sử dụng email thành thạo cũng là một kỹ năng tin học văn phòng trong CV, bởi không phải bạn chỉ soạn thảo văn bản, đính kèm tệp xong gửi đi là được. Để trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt đồng nghiệp, sếp, khách hàng hay đối tác, bạn cần sử dụng thành thạo các email và biết được quy chuẩn, cách thức trình bày email chuyên nghiệp.
Ví dụ:
- Viết email chuyên nghiệp: gửi và phản hồi email cho đối tác, khách hàng, đồng nghiệp,...
- Sắp xếp và phân loại email.
- Tạo mail trả lời tự động.
- Quản lý thư rác.
- Tạo todolist bằng cách sử dụng hộp thư đến.
- Áp dụng biện pháp bảo mật cho các email quan trọng.
- Định dạng mail bằng Bulleted và font chữ.
3. Viết kỹ năng tin học văn phòng ở đâu trong CV?
Trình bày kỹ năng tin học văn phòng trong CV mẫu có thể được thực hiện như sau:
3.1. Mục kỹ năng
Hãy tạo một mục riêng để liệt kê các kỹ năng tin học văn phòng của bạn. Nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng theo dõi và đánh giá rõ ràng. Tuy nhiên, hãy tránh việc viết quá dài dòng để giữ cho bố cục CV gọn gàng và trực quan.
Ví dụ:
- Sử dụng thành thạo Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint.
- Kỹ năng quản lý thư điện tử và lịch trình bằng Outlook.
- Khả năng tạo và quản lý bảng tính phức tạp trong Excel.
- Thành thạo thiết kế bài thuyết trình chuyên nghiệp trong PowerPoint.
- Kỹ năng tạo tài liệu văn bản, báo cáo chất lượng cao với Microsoft Word.
3.2. Mục giới thiệu bản thân
Trong phần giới thiệu bản thân, hãy khai thác kỹ năng nổi bật nhất về tin học văn phòng để thu hút nhà tuyển dụng đang tìm kiếm nhân tài trong lĩnh vực này. Đây là cách hiệu quả và phổ biến nhất để bắt đầu viết kỹ năng tin học văn phòng trong CV, nhấn mạnh những điểm mạnh của bạn ngay từ đầu.
3.3. Mục kinh nghiệm làm việc
Tận dụng phần này để mô tả chi tiết việc áp dụng kỹ năng tin học văn phòng công việc và những kết quả bạn đã đạt được. Cung cấp những dẫn chứng thiết thực giúp nhà tuyển dụng đánh giá kỹ năng của bạn liên quan đến vị trí công việc mà bạn đang ứng tuyển.
3.4. Mục chứng chỉ
Khi bạn đạt được các chứng chỉ liên quan đến tin học văn phòng, hãy đưa chúng vào phần riêng biệt trong CV. Những chứng chỉ này là minh chứng về sự thành thạo của bạn trong các kỹ năng này và sẽ giúp thuyết phục nhà tuyển dụng về năng lực của bạn.
4. Mẹo viết kỹ năng tin học ghi điểm trong CV
Thực hiện những tips nhỏ này khi trình bày kỹ năng tin học văn phòng trong CV để gây được ấn tượng hơn hoặc download mẫu cv đẹp có sẵn tại Job3s:
Trình bày kèm chứng chỉ liên quan
Đừng ngại "show" chứng chỉ liên quan trong CV, cập nhật chính xác ngày tháng năm nhận chứng chỉ.
Ví dụ:
- Chứng chỉ MOS (Microsoft Office Specialist) năm 2021
- Digital Literacy Certification - IC3 năm 2020
Dùng từ khóa trong mô tả công việc
Sử dụng những từ chuyên môn trong mô tả công việc để đáp ứng yêu cầu tuyển dụng và tránh hệ thống lọc ứng viên tự động ATS.
Ví dụ:
Bản tin tuyển dụng Nhân viên hành chính có yêu cầu: “Sử dụng thành tạo Pivot Table trong Excel”
=> Các từ khóa cần có trong CV sẽ là: "Pivot Table", "Excel".
Các lưu ý khác
- Không dùng thang đo đánh giá kỹ năng.
- Ưu tiên đặt phần kỹ năng ở đầu CV nếu CV dài.
- Kết hợp kỹ năng tin học văn phòng với các kỹ năng khác.
- Chọn định dạng CV phù hơpk để bố trí kỹ năng tin học văn phòng nổi bật.
- Liệt kê những kỹ năng độc đáo để tăng cơ hội trong việc tuyển dụng.
Những bài viết liên quan:
- Gửi CV bằng file gì mới đúng và chuẩn: Word hay PDF?
- Hướng dẫn cách viết CV cho người có kinh nghiệm chuẩn nhất!
Trên đây là những kỹ năng tin học văn phòng trong CV gây ấn tượng với nhà tuyển dụng mà Job3s gợi ý cho bạn. Ngoài các kỹ năng chuyên môn, kỹ năng ngoại ngữ và kỹ năng tin học là những kỹ năng quan trọng, giúp bạn ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng. Đồng thời, khi có các kỹ năng này trong công việc, bạn sẽ làm việc suôn sẻ, thuận lợi, hiệu quả, giảm bớt được căng thẳng hay mệt mỏi. Vì vậy, hãy đưa những kỹ năng tin học mà bạn có vào trong CV xin việc sao cho thật nổi bật nhé.