Sắp xếp thời gian hiệu quả là một trong những việc đầu tiên bạn cần làm để học tập và làm việc một cách trôi chảy. Nếu không biết sắp xếp thời gian bạn sẽ rất dễ rơi vào tình trạng làm gì cũng không xong, gây lãng phí thời gian, thậm chí chán nản, dẫn đến bỏ cuộc.
Vì sao cần biết cách sắp xếp thời gian học hiệu quả?
Sắp xếp thời gian là ưu tiên làm những việc quan trọng trước để đảm bảo có đủ thời gian, sau đó làm những việc ít cấp thiết hơn. Nếu bạn thường xuyên gặp phải tình trạng mọi việc làm dở chừng, hoặc luôn cảm thấy thiếu thời gian để hoàn thành công việc, thì điều đó cho thấy bạn chưa phải là một người biết cách phân bổ thời gian hiệu quả.
Biết cách sắp xếp thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn chủ động hơn trong công việc. Biết được bản thân mình sẽ làm gì vào thời gian nào, cũng như việc nào quan trọng hơn hay cần hoàn thành trước. Cân bằng tốt giữa thời gian và cường độ học tập và làm việc giúp giảm căng thẳng, mệt mỏi và giúp bạn ổn định được sức khoẻ.
Biết cách chia thời gian hiệu quả, mức độ tập trung sẽ cao hơn và tránh được những việc làm lãng phí thời gian. Bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn, không còn cảm giác “rối tung” trong khi học và làm. Có động lực hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn và cả dài hạn trong thời gian mà bạn đặt ra.
Quản lý thời gian tốt, bạn có thể quản lý các kế hoạch cá nhân trong thời gian hiện tại hoặc ở tương lai. Việc này giúp bạn tạo ra những thói quen tốt cho học tập và làm việc.
Hướng dẫn cách sắp xếp thời gian hiệu quả
Việc sắp xếp thời gian không hề dễ dàng, đặc biệt là thời gian để học tập và làm việc. Do đó, nếu là người mới tập tành lập kế hoạch, hãy áp dụng một số cách được chia sẻ dưới đây:
Chuẩn bị một quyển sổ tay
Đầu tiên, bạn cần phải có một quyển sổ tay. Nghe thì có vẻ không cần thiết, nhưng nó có tác dụng rất lớn đến việc sắp xếp thời gian của bạn sao cho hiệu quả. Một cuốn sổ tay để ghi lại hết những kế hoạch của bạn như những diều cần cải thiện, các kì thi hay các công việc cá nhân. Đừng nghĩ bản thân có thể nhớ hết tất cả những việc cần làm.
Sổ tay là thứ quan trọng để có thể ghi ngay những việc cần làm mọi lúc, mọi nơi và bạn có thể mang ra xem lại bất kỳ lúc nào. Một quyển sổ nhỏ gọn nhưng giúp bạn ghi nhớ lại tất cả những việc cần thực hiện.
Cân đối thời gian phù hợp
Một cách sắp xếp thời gian hợp lý là cách sắp xếp thời gian học tập giữa mỗi việc cần làm thật cẩn thận để không chồng chéo lên nhau. Không nên cùng lúc làm hai hoặc nhiều công việc, vì nó không thể mang lại hiệu quả cho cả hai. Hãy sắp xếp kế hoạch cho hợp lý, tránh tranh thủ dồn các công việc vào một lúc để hoàn thành.
Hãy nhìn vào quyển sổ tay của bạn trước khi sắp xếp hay nhận thêm công việc gì, cần xác định chính xác bạn cần bao nhiêu thời gian để làm và bạn có dư thời gian để làm việc đó hay không.
Đánh giá mức độ ưu tiên
Biết cách ưu tiên mức độ quan trọng của từng việc trong quá trình học và làm. Chắc chắn sẽ có những đầu việc quan trọng mà bạn phải làm trước hoặc ưu tiên thực hiện nó trước, hãy để chế độ ưu tiên cho những đầu việc đó. Ghi chú trong sổ tay những việc đó trên đầu, gạch highlight cho công việc này để bản thân không quên là cách sắp xếp thời gian học và làm hiệu quả
Từ đó bạn sẽ có có được một khoảng thời gian nhất định dành cho công việc cấp thiết này và dễ dàng tính thời gian cho những công việc khác không quá cấp thiết.
Đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn
Hãy chắc chắn rằng bạn có thể hoàn thành công việc trong thời gian dự tính. Đương nhiên trong quá trình thực hiện bạn phải biết hoặc ước lượng được mình cần bao nhiêu thời gian để có thể hoàn thành đầu việc đó. Và bạn phải chắc chắn không bị sao nhãng bởi những yếu tố bên ngoài và hoàn thành công việc nhanh nhất trong thời gian nhanh nhất phù hợp với khả năng của bản thân.
Bạn phải sử dụng thời gian một cách hợp lý, lên kế hoạch thời gian kỹ càng cho từng việc cần làm, nắm rõ thời gian cho từng công việc để hoàn thành đúng deadline. Nếu không thì bạn sẽ rơi vào hoàn cảnh việc này chưa xong, việc khác dồn đến. Việc này thể hiện bạn là người chưa biết cách sắp xếp thời gian hiệu quả.
Tránh xa những việc gây xao nhãng
Bạn nên bỏ bớt những việc lặt vặt, phiền toái có thể gây ảnh hưởng đến hiệu quả của việc học và làm, bằng cách giữ khoảng cách với điện thoại, mạng xã hội,… Vì những thứ này sẽ làm mất dễ bị mất tập trung. Sắp xếp việc giải trí sau khi hoàn thành việc học trong ngày. Đây cũng là cách sắp xếp thời gian hợp lý, hiệu quả mà bạn cần lưu ý.
Nhờ sự giúp đỡ của người thân hoặc bạn bè khi cần thiết
Dù biết bạn đã sắp xếp thời gian hiệu quả hơn, nhưng trong quá trình thực hiện không tránh khỏi những vấn đề ngoài ý muốn xảy ra. Nhờ bạn bè hoặc người thân giúp bản thân làm những việc nhỏ nếu việc đó cần thực hiện ngay.
Sử dụng các phương tiện hỗ trợ trong quá trình học
Lúc này, bạn cần đến chiếc điện thoại của mình để cài đặt báo thức giúp thức dậy đúng giờ và có thể nhắc nhở bạn đến thời gian bắt đầu học môn tiếp theo. Hoặc cài khóa màn hình là những công việc bạn cần thực hiện trong ngày. Đây cũng là cách sắp xếp thời gian hợp lý cho học sinh rất tốt được nhiều người áp dụng.
Cách bước lập thời gian biểu hiệu quả
Nếu đã sắp xếp lịch học và làm nhưng lại không hiệu quả, nguyên nhân có thể là thời gian biểu đó chưa thật sự phù hợp với bạn, hoặc bạn đang thực hiện sai cách. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách bước phân chia thời gian học tập hợp lý được nhiều người áp dụng và thành công.
Bước 1: Lên danh sách những việc cần làm
Hãy viết ra toàn bộ những hoạt động của bạn trong một ngày, bao gồm: Công việc, việc nhà, chơi thể thao, giải trí, học tập. Lưu ý đây là những công việc hằng ngày diễn ra, không nên liệt kê các ngày như lễ, tết, sinh nhật, …
Bước 2: Tổng hợp thời gian của các hoạt động
Bạn đã dành bao nhiêu thời gian ở công ty/ trường học, làm những hoạt động gì, hãy tổng hợp lại tất cả. Sau đó chốt lại những thời gian cho từng công việc cụ thể, bài tập cụ thể từ đó đưa ra mức độ hợp lý cho từng đầu việc.
Bước 3: Xác định thời gian học và làm việc nào là hiệu quả nhất
Sau trải nghiệm của chính mình, hãy xem xét lại đâu mới là khung thời gian học và làm mà bạn cảm thấy phù hợp nhất. Các khung giờ học hiệu quả sẽ là khung giờ vàng, và bạn nên đầu tư những gì quan trọng cho khung thời gian đó.
Bước 4: Phác họa mẫu thời gian biểu mà bạn định làm
Làm thời gian biểu trên máy tính, sổ tay, giấy lớn hay điện thoại tùy vào sở thích của từng bạn. Tuy nhiên, hãy viết những vị trí dễ thấy và dễ dàng nhắc nhở bạn đến giờ thực hiện theo kế hoạch.
Bạn có thể tham khảo các app thiết lập thời gian biểu để lấy ý tưởng cho cách sắp xếp thời gian học của chính mình. Hãy tìm ra những nội dung như thời gian, nội dung công việc, mục tiêu, …. một cách chính xác. Sau đó phác họa để rõ nét hơn.
Bước 5: Kẻ bảng thời gian biểu một cách hoàn chỉnh
Sau những thông tin được được thu thập từ hoạt động hằng ngày, đầu việc, thời gian học, công việc cần làm, … hãy tiến hành kẻ bảng thời gian cho mình. Bảng sẽ bao gồm cột ngày và giờ, trong số số giờ trong tuần sẽ được điền đầy đủ bời những nhiệm vụ liên quan đến việc học và làm.
Lưu ý, thời gian biểu nên được thay đổi mỗi tuần, bởi lẽ lịch trình sẽ có sự thay đổi thay đổi. Do đó, khi lập thời gian biểu mới, hãy giữ lại những việc làm cần thiết và thay đổi linh hoạt những nội dung cần chỉnh sửa.
Bước 6: Thực hiện
Với thời gian biểu đã hoàn chỉnh, bạn hãy bám sát và tận dụng thời gian rảnh của mình. Với cách học này, kiến thức sẽ được tiếp thu một cách triệt để. Thời gian học được phân bổ rõ ràng sẽ giúp người học bị cuốn vào sách vỡ và khó phân tán bởi những yếu tố bên cạnh. Nếu lịch học quá dày, hãy có từ 20 -30 phút để giải trí, tránh trường hợp học quá căng thẳng.
Những lưu ý khi sắp xếp thời gian học và làm để đạt hiệu quả cao
Để thực hiện mọi việc một cách trơn tru, mỗi chúng ta đều phải có cách sắp xếp thời gian hiệu quả của riêng mình. Tuy nhiên, nếu chỉ thế thì vẫn chưa đủ, song song việc áp dụng những gì được chia sẻ trên bài viết, để đạt hiệu quả cao nhất, hãy lưu ý một số vấn đề sau:
- Học cách nói “không”, cũng như suy nghĩ thật kỹ trước khi nhận thêm bất kì một việc gì có thể ảnh hưởng đến kế hoạch của bạn.
- Đặt ra những mục tiêu ngắn hạn và phù hợp với khả năng của bản thân.
- Cần lên danh sách cụ thể các việc cần làm trước khi thực hiệp sắp xếp thời gian.
- Không quên mang theo sổ tay bên mình.
- Cố gắng từ bỏ những thói quen xấu và những việc linh tinh để có thể dành nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng.
- Có thời gian cố định mỗi ngày cho những việc quan trọng.
- Song song việc học và làm, hãy sắp xếp thời gian thư giãn, chơi trong thời gian biểu của mình.
- Chia các môn việc cần làm vào các buổi sao cho hợp lý, không tập trung quá nhiều vào một thứ và tạo thành sự mất cân bằng trong thời gian biểu.
- Lựa chọn địa điểm làm việc thoáng mát, thoải mái, sạch sẽ, yên tĩnh để đạt hiệu quả cao.
Tham khảo thêm: