Kỹ năng của nhà quản trị là những phẩm chất giúp họ hoàn thành các nhiệm vụ một cách hiệu suất và chất lượng. Robert L. Katz xác định ba bộ kỹ năng quan trọng cho một nhà quản trị thành công là kỹ năng chuyên môn, kỹ năng nhân sự và kỹ năng nhận thức, tư duy.
Tầm quan trọng các kỹ năng của nhà quản trị đối với doanh nghiệp
Một nhà quản trị khi sở hữu kỹ năng tốt sẽ giúp họ tạo ra sự khác biệt và có thể khẳng định bản thân. Bên cạnh đó, nhà quản trị sẽ dễ dàng nắm rõ được những việc mình cần làm, xác định được mục tiêu hướng đến, đánh giá vấn đề và chọn lựa giải pháp tối ưu trong những tình huống bất ngờ, như vậy sẽ giúp họ hoạt động năng suất hơn.
Đối với tổ chức, khi sở hữu một nhà quản trị có kỹ năng tốt sẽ giúp bộ máy công ty vận hành trơn tru và chặt chẽ hơn. Cụ thể như việc kết nối các thành viên trong tổ chức với nhau, truyền đạt thông tin cho cấp dưới thế nào cho dễ hiểu, quản lý nhân sự sao cho hiệu quả, đúng người, đúng việc.
Top 3 kỹ năng quan trọng cần có của một nhà quản trị
1. Kỹ năng chuyên môn (Technical Skills)
Nhóm kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills) hay kỹ năng cứng là tổng thể những tài năng, chuyên môn của một nhà quản trị cần sở hữu để thực hiện nhiệm vụ hoặc xử lý công việc nhất định. Kỹ năng này không phải là kỹ năng mềm, đây là khả năng mà một cá nhân có được khi trải qua học tập, thực hành, thực nghiệm.
Ví dụ:
- Một người quản lý công xưởng, nhà máy sẽ cần có chuyên môn, hiểu biết về máy móc, vận hành, kỹ năng quản lý, điều phối các ca làm việc,…
- Quản lý về các sản phẩm lĩnh vực công nghệ đòi hỏi một người cần có kỹ năng về kỹ thuật máy tính, am hiểu, cập nhật xu hướng về các công nghệ mới,…
Trong thực tế, khái niệm “technical skills” không chỉ được hiểu đơn giản là khả năng sử dụng máy móc, công cụ kỹ thuật, mà đây là kỹ năng đòi hỏi cả việc tạo ra những sản phẩm mới, khả năng bán hàng, bán dịch vụ, sản phẩm.
Nhà quản trị ở vị trí công việc nào cũng sẽ cần sự am hiểu sâu sắc và là chuyên gia ở lĩnh vực đó. Nhóm kỹ năng này rất quan trọng, chỉ khi có khả năng chuyên môn để xử lý công việc thì nhà quản trị mới có thể đạt được hiệu suất tối đa. Đồng thời, chỉ khi có khả năng chuyên môn, nhà quản trị mới có thể hỗ trợ, hướng dẫn hay điều phối công việc cho các nhân viên cấp dưới.
Bên cạnh đó, kỹ năng chuyên môn cũng giúp nhà quản trị tạo dựng được uy tín, niềm tin với nhân viên của mình. Ít một nhân viên nào cảm thấy tin tưởng người lãnh đạo không có năng lực, sự hiểu biết về lĩnh vực, sản phẩm của doanh nghiệp.
Nhóm kỹ năng technical skills đặc biệt quan trọng cho các nhà quản trị cấp trung. Trên thực tế, các nhà quản trị cấp cao có thể hiểu biết, có khả năng chuyên môn nhưng có thể không đòi hỏi quá sâu sắc. Quản lý cấp cao thường xây dựng những chiến lược tổng thể, đa dạng và rộng hơn so với nhà quản trị cấp trung.
Ví dụ: Nếu công ty hoạt động về mảng công nghệ, cung cấp các phần mềm, các nhà quản lý cấp trung như trưởng phòng công nghệ, trưởng phòng sản phẩm, trưởng phòng bảo trì, bảo hành là những người có kỹ năng chuyên môn về kỹ thuật giỏi nhất chứ không phải là tổng giám đốc.
2. Kỹ năng nhận thức và tư duy (Conceptual Skills)
Kỹ năng nhận thức và tư duy (Conceptual Skills) là khả năng hình thành ý tưởng, sự sáng tạo, cái nhìn sâu sắc, đa chiều của nhà quản trị về các tình huống phức tạp để tạo ra những chiến lược, giải pháp độc đáo, khác biệt cho doanh nghiệp.
Kỹ năng tư duy đòi hỏi nhà quản trị cần đặt mình vào những tình huống giả định, thúc đẩy họ nhìn nhận các vấn đề phức tạp của tổ chức thông qua bức tranh tổng thể, sau đó tìm ra giải pháp tối ưu và định hướng họ hành động.
Nhóm kỹ năng này đặc biệt quan trọng đối với các nhà quản trị cấp cao. Nó đòi hỏi họ phải thấu hiểu được phương hướng, chiến lược phát triển của doanh nghiệp, có khả năng phân tích, đánh giá, dự đoán cho các tình huống rủi ro có thể xảy đến trong tương lai.
Ví dụ: Dịch bệnh Covid ập đến và ảnh hưởng nghiêm trọng đến ngành hàng sản xuất áo thun của doanh nghiệp A. Nhà quản trị nhận thức được những thách thức và cả cơ hội vào thời điểm đó khi công ty chuyển hướng sang sản xuất các sản phẩm khẩu trang vải đa dạng, phù hợp theo từng nhóm khách hàng nhỏ tuổi, trẻ tuổi, trung niên…
Nhờ kỹ năng nhận thức và tư duy, biết điều chỉnh phương hướng cho phù hợp với nhu cầu, thời điểm, nhà quản trị có thể giúp công ty vượt qua các giai đoạn khó khăn. Hoặc khi nhận thấy cơ hội, nhà quản trị cũng giúp công ty có thể nhanh chóng nắm bắt và phát triển vượt trội.
3. Kỹ năng nhân sự (Human or Interpersonal Managerial Skills)
Human or Interpersonal Managerial Skills hay còn được gọi là kỹ năng nhân sự, kỹ năng con người, đây là kỹ năng thiết yếu và gần như là bắt buộc đối với bất cứ một nhà quản trị nào.
Kỹ năng này bao gồm:
- Phân công công việc đúng người, đúng thời điểm (việc đúng người)
- Điều phối nhân sự đúng vị trí, đúng với khả năng của người đó (người đúng việc)
- Khuyến khích, thúc đẩy, tạo động lực cho nhân viên cải thiện hiệu quả, nâng cao hiệu suất công việc bằng thái độ lắng nghe, đồng cảm, hỗ trợ, luôn đồng hành và tin tưởng họ.
Kỹ năng nhân sự sẽ giúp nhà quản trị thúc đẩy nhân viên cấp dưới thực hiện công việc năng suất, hiệu quả hơn. Đồng thời giúp tối ưu hóa nguồn lực, tránh tình trạng “zoombie công sở”, làm việc đối phó, qua loa…
Ví dụ: Làn sóng sa thải nhân sự của các công ty công nghệ hàng đầu hiện nay đang cho thấy một thực tế, trong bối cảnh kinh tế nhiều rủi ro, nguồn doanh thu công ty suy giảm, nhà quản trị cần xem xét để cắt giảm nhân sự để tối đa các khoản chi phí. Muốn vậy, họ phải có kỹ năng nhân sự để đánh giá, xác định đâu là nhóm nhân viên có hiệu suất kém, làm việc không hiệu quả để sa thải, cắt giảm.
7 kỹ năng bổ trợ cho một nhà quản trị xuất sắc
1. Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược
Nhà quản trị muốn chèo lái doanh nghiệp của mình đi đúng phương hướng, đúng lộ trình và hướng tổ chức đến một mục tiêu chung, họ cần có kỹ năng lập kế hoạch, tư duy chiến lược cụ thể cho tương lai.
Để tiến hành lập kế hoạch cụ thể, nhà quản trị cần có tư duy chiến lược và tầm nhìn bao quát. Họ cần xác định các vấn đề quan trọng như sau:
- Mục tiêu chung mà tổ chức đang hướng đến và mục tiêu của từng phòng ban là gì?
- Mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cần thực hiện là gì?
- Nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại bao gồm những gì? Có đủ khả năng thực hiện kế hoạch hay không?
- Các tình huống không mong muốn có thể xảy ra? Kế hoạch dự phòng để thay đổi trong trường hợp có rủi ro.
2. Kỹ năng giao tiếp
Nếu một nhà quản trị không thể truyền đạt thông tin chính xác, dễ hiểu cho nhân viên, không có khả năng nói chuyện tự tin với người khác thì rất dễ gặp khó khăn khi đề xuất hoặc trao đổi một vấn đề nào đó.
Chính vì vậy, để cải thiện kỹ năng giao tiếp, nhà quản trị cần rèn luyện cách diễn đạt ngắn gọn, mạch lạc, biết cách sàng lọc thông tin và phản hồi mang tính xây dựng. Đồng thời học cách lắng nghe, thấu hiểu người khác và điều khiển cảm xúc của bản thân sao cho phù hợp với ngữ cảnh.
3. Kỹ năng đào tạo
Nhà quản trị khi đã hội tụ đủ năng lực, kinh nghiệm, kiến thức thì có thể truyền đạt và chia sẻ cho nhân viên cấp dưới. Vấn đề hiện nay mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là chương trình đào tạo cho nhân viên mới chưa có lộ trình cụ thể, hệ thống chưa thực sự rõ ràng.
Do đó, nhà quản trị cần có xây dựng hệ thống đào tạo bài bản, đồng thời trực tiếp đứng ra hướng dẫn các nhân viên cấp dưới, nhằm tối ưu chi phí quá trình đào tạo cho tổ chức. Kỹ năng đào tạo đặc biệt thiết yếu cho nhà quản trị cấp trung gian và nhà quản trị cấp cơ sở, cũng là cơ hội để họ theo dõi, đánh giá thành tích các nhân viên của mình.
>> Tham khảo: Quy trình đào tạo nhân viên mới
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề
Kỹ năng giải quyết vấn đề và tìm cách ứng phó kịp thời mọi tình huống của tổ chức là rất thiết yếu đối với một nhà quản trị. Kỹ năng này được thể hiện thông qua những hành động như:
- Xác định vấn đề và lựa chọn giải pháp tối ưu
- Đề xuất các giải pháp sáng tạo cho nhân viên cấp dưới
- Quyết đoán
- Giữ bình tĩnh, giao tiếp tốt khi có vấn đề phát sinh
5. Kỹ năng thuyết trình
Tính chất công việc của nhà quản trị đòi hỏi họ thường xuyên phải đứng trước những cuộc họp cùng nhân viên, đối tác, khách hàng. Do đó, kỹ năng thuyết trình tự tin, trôi chảy, nêu rõ ý tưởng là không thể thiếu đối với một nhà quản trị.
Để có kỹ năng thuyết trình tốt, nhà quản trị cần luyện tập một số cách như sau:
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể kết hợp với lời nói mạch lạc, rõ ràng
- Giọng nói to, rõ, cố gắng phát âm đúng
- Nhìn thẳng vào người nghe và di chuyển ánh mắt liên tục đến tất cả mọi người
- Sử dụng cách truyền đạt qua hình ảnh, video, sơ đồ,…
- Chuẩn bị bài thuyết trình thật kỹ lưỡng và tập nói trước gương.
6. Kỹ năng quản lý thời gian
Nhà quản trị thường xuyên phải thực hiện nhiều công việc cùng một lúc và đôi khi khối lượng công việc sẽ khiến họ quá tải. Do đó, kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp nhà quản trị xác định rõ những việc quan trọng, những việc cần hoàn thành trước để kịp thời hạn, tránh tình trạng quá tải gây xáo trộn và áp lực.
7. Kỹ năng phân tích thị trường
Nhà quản trị có kỹ năng phân tích thị trường tốt có thể mang lại nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp. Đặc biệt là ngày nay, với sự cạnh cạnh khốc liệt của môi trường kinh doanh, sự phát triển vượt bật của công nghệ… thì việc xác định lợi thế cạnh tranh và xu thế thị trường là rất thiết yếu để một doanh nghiệp có thể tồn tại lâu dài.
Phương pháp nâng cao kỹ năng của nhà quản trị
Kỹ năng chuyên môn (technical skills), kỹ năng nhận thức và tư duy (Conceptual Skills) là 2 kỹ năng phụ thuộc phần lớn vào khả năng, sự phù hợp với công việc, đồng thời cần có tài năng cá nhân khác nhau của mỗi người.
Tuy nhiên, nhà quản trị có thể cải thiện kỹ năng nhân sự (Human or Interpersonal Managerial Skills) để nâng cao hiệu suất công việc của mỗi nhân viên bằng một số phương pháp sau:
Giao tiếp cởi mở, hòa đồng
Hãy thực sự tập trung lắng nghe người khác, để họ chia sẻ hết câu chuyện và hạn chế việc cắt ngang. Khi trao đổi một vấn đề nào đó, hãy nhắc lại vài chi tiết cốt lõi mà người đó vừa chia sẻ, việc này giúp đối phương cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng.
Bên cạnh đó, hãy học cách thấu hiểu những gì mà người khác không nói ra. Thay vào đó, hãy quan sát khuôn mặt, cử chỉ, sắc thái… từ người đối diện để thu nhận thông tin.
Ủy quyền, tránh tình trạng quản lý vi mô
Nhà quản trị không phải là người ôm đồm mọi công việc của tổ chức hay làm thay nhân viên nếu năng lực, kỹ năng nhân viên đó chưa đủ để thực hiện nhiệm vụ.
Thay vào đó, hãy học cách ủy quyền cho nhân viên, tránh tình trạng quản lý vi mô công việc của cấp dưới. Xét về công việc cụ thể, nhà quản trị có thể ủy quyền cho cấp dưới thực hiện các nhóm việc như:
- Việc gấp nhưng không cần tư duy nhiều như đặt vé máy bay, đặt phòng họp, đặt lịch gặp khách hàng,…
- Việc nhỏ, thực hiện trong thời gian nhanh chóng
- Việc cần ít tư duy, có thể là một công việc lặp đi lặp lại
- Việc làm tốn thời gian nhưng không cần nhiều tư duy, không quan trọng
- Việc có thể hướng dẫn nhanh chóng cho nhân viên thực hiện
- Việc mà nhà quản trị không có chuyên môn sâu sắc như thiết kế đồ họa, sửa chữa thiết bị,…
Học hỏi không ngừng về kỹ năng quản trị
Thái độ cầu tiến, cập nhật kiến thức và luôn học hỏi không ngừng để không bị tụt lại phía sau là yêu cầu hết sức cần thiết đối với một nhà quản trị. Theo đó, nhà quản trị cần cập nhật các kiến thức mới, các kỹ năng đa dạng để phục vụ cho công việc hiện tại. Luyện tập cách tư duy, hoạch định phương hướng và triển khai công việc hiệu quả dựa trên tình hình thực tế.
Tầm quan trọng tương đối của ba kỹ năng của Robert L. Katz có thể thay đổi theo cấp độ trách nhiệm quản trị. Ở các cấp quản trị cơ sở, nhu cầu chính là kỹ năng chuyên môn và kỹ năng nhân sự. Ở cấp độ trung gian, hiệu quả của nhà quản trị phụ thuộc phần lớn vào kỹ năng nhân sự và tư duy, nhận thức. Ở cấp độ cao nhất, kỹ năng tư duy, nhận thức được xem là kỹ năng quan trọng nhất để nhà quản trị cấp cao có thể thành công.